Toimitilapäivät toteutuivat digitaalisesti vuoden 2020 kunniaksi Jaana Ihalainen, Sanna Sianoja, Teppo Salmikivi, Ville Jokela

Suomen yliopistojen Toimitilapäivät toteutettiin muutaman vuoden tauon jälkeen. Tällä kertaa toteutus tapahtui poikkeuksellisesti digitaalisesti. Päivä oli elämys, jossa avatarten avulla pääsimme keskustelemaan, kuuntelemaan ja olemaan läsnä välimatkasta huolimatta.  Toimaritiimi Sanna Sianoja, Ville Jokela, Teppo Salmikivi ja Jaana Ihalainen ohjasivat yhteistuumin toteuttajajoukkoa. Vaikka pandemia muutti suunnitelmia ja aikatauluja moneen kertaan emme lannistuneet vaan heittäydyimme ennakkoluulottomasti digitaalisiin tiloihin, joiden tuottamisessa ja käytössä meitä tuki Ramboll ja Wakeone.

Ensimmäisen kerran yhteisesti toteutettuna

Toimitilapäivien perinne on pitkä ja noin kymmenen vuotta sitten niiden toteuttaminen siirtyi Senaatilta yliopistouudistuksen myötä kiinteistönomistajille. ”Olemme käyneet yhdessä läpi vuosien aikana erilaisia tärkeitä teemoja, painiskelemme samanlaisten haasteiden kanssa ja kokemusten jakaminen on antoisaa” totesivat Teppo Salmikivi ja Jaana Ihalainen omassa avauspuheenvuorossaan. Kuuden tunnin rupeama virtuaalisessa todellisuudessa oli innostavaa ja opettavaa. Jaana Ihalainen kiteyttää kokemuksiaan: ” Päivän aikana pääsimme keskustelemaan ja tutustumaan kollegoihin aidosti. Yllätyin siitä, kuinka helppoa ja innostavaa oli kohdata minulle uudenlaisessa digitaalisessa ympäristössä. Päivän ohjelma oli juuri sopiva kokonaisuus työryhmätöitä ja case-esityksiä mielenkiintoisista ajankohtaisista aiheista.”

Vaikka virtuaalinen ympäristö ei korvaa kokonaisvaltaista kohtaamista seminaarikahvilla tai kasvokkaisessa ryhmätyöskentelyssä, oli tapahtuma virtuaalitiloissa mukava vaihtoehto vallitseville virtuaalikokouksille.

” Vaikka linkistä toiseen siirtyminen ja oman avattaren liikuttelu oli aluksi vähän haastavaa, oli kuitenkin riemullista kuulla tuttuja ääniä ja kohdata vanhoja ja uusiakin tuttuja, tarkemmin sanoen kuulla tuttuja ääniä” kuvaili Teppo Salmikivi kokemustaan.

Tämän lisäksi näiden toimitilapäivien toteuttaminen tehtiin yhteistuumin ja se jää varmaankin pysyväksi tavaksi.  ”On hedelmällistä järjestää tilaisuus yhteistyössä, koska se monipuolistaa ohjelmaa sekä sitouttaa osallistujia tapahtumaan. Erityisesti pitää kiittää osallistujia aktiivisuudesta ja seminaarin toteuttajatiimiä: Suvia, Sallaa, Aria ja Satua ideoista ja ohjelman rakentamisesta. Yhteistyössä on voimaa!” toteavat toimitusjohtajat yhteen ääneen.

Uusia oivalluksia ja tiedon jakamista

Toimitilapäivillä oli toimitusjohtajien tervehdysten lisäksi ryhmätöitä ajankohtaisista aiheita ja muutos-caseja eri yliopistoista. Case-esimerkeissä painotettiin erityisesti sitä, mitä niistä oli opittu ja mitä kaikkien kannattaa huomioida vastaavissa muutosprosesseissa.  ”Mieleeni jäi erityisesti hyvä valmistautuminen kussakin esityksessä. Aiheet olivat mielenkiintoisia ja ajankohtaisia ja niissä oli ajatuksia, joita kukin voisi hyödyntää kokonaan tai osittain omassa toiminnassaan. ” toteaa Ville Jokela, ensimmäistä kertaa toimitilapäiviin osallistuvana. ”Minusta on tärkeää, että jaamme osaamistamme keskenämme, ettei kukin puuhaile samoja asioita omassa siilossaan. Tämä olisi resurssien tuhlaamista. Mietitään asioita yhdessä ja sovelletaan niitä kukin tahollamme sopivalla tavalla. Esimerkiksi kestävään kehitykseen liittyvät haasteet ovat globaaleja eli kaikki parannukset hyödyttävät kaikkia koko planeetalla. Yhdessä saamme varmasti isomman vaikutuksen kuin kukin yksin omalla tahollaan. Oli myös mahtavaa nähdä, miten hyvin osallistujat pystyivät toimimaan ja jakamaan kokemuksiaan uudenlaisessa digitaalisessa toimintaympäristössä. ” hän jatkaa.

”Kävimme ryhmätöissä läpi tulevaisuuden tiloja, hybridikampusta, pandemian vaikutuksia ja keskustelimme myös palveluista. Käytyjen keskusteluiden perusteella on hyvä todeta, että kampusten sijainnista riippumatta meillä on hyvin samankaltaisia pulmia ratkaistavanamme. Ei ole itsestään selvä, että keskustakampuksillakaan palvelutarjontaa pystytään kattavasti ja kannattavasti toteuttamaan. Täysin uudenlainen haaste on korona pandemian vaikutukset kampusten tilankäyttöön ja tämän johdosta äkillisesti hiljentyneet kampukset. Palvelut ovat yksi kokonaisuus, jonka avulla kampukset saadaan sykkimään – tarvitaan uusien palvelukanavien soveltamista yliopistojen asiakkaiden turvallisen ja energisoivan arjen tukemiseksi”, kiteyttää Sanna Sianoja.

Ei tämä tähän lopu

Kun olemme saaneet jakaa tämän yhteisen kokemuksen, nälkä tietenkin kasvaa syödessä. Toimaritiimi tulee rakentamaan vuosikellon, jossa tapaamme vuosittain. Joka toinen vuosi digitaalisesti ja joka toinen vuosi kasvokkain – huomioimme vuosikellossa myös pohjoismaisen NUAS-verkoston tapahtumat. Suunnitteilla on, että verkosto jalkautuu Suomeen, Itä-Suomen Yliopiston isännöimänä syksyllä 2021.

Päivän lopuksi kerätyssä palautteessa toivottiin lisää case-esimerkkejä – siihen toiveeseen on helppo vastata, sillä kampuksilla tapahtuu paljon ympäri Suomen. Pandemian myötä olemme kaikki rakentamassa uutta, resurssiviisasta tulevaisuutta unohtamatta hyviä ja toimivia käytäntöjä myös ennen pandemiaa. ”Kun toimitilapäivien alussa saimme katsauksen menneeseen, jopa 1970-luvun korkeakoulurakentamisen neuvottelupäiviin, tuli mieleeni perinteen jatkaminen”, väläyttää Sanna Sianoja. ”Toivottavasti seuraavan kerran pääsemme kokemaan toimitilapäivät kasvokkain ja silloin saamme myös illanvieton: pientä viihdyttävää ohjelmaa sekä hyvää ruokaa – siinä osiossa voisimme palata ajassa taaksepäin ja nimetä sen vaikkapa Neuvottelupäiviksi.”

Ideoita ja ajatuksia toimitilapäivien tuleviin toteutuksiin voi jakaa työryhmälle. Tiimiltä voit myös kysyä tilaisuuden tallennetta linkkinä.

suvi.nenonen@sykoy.fi; salla.hanhinen@sykoy.fi; ari.nisonen@helsinki.fi; satu.kankaala@aalto.fi