Onnistuneet työtilat syntyvät yhteistyössä käyttäjien kanssa Suvi Nenonen

Monella työpaikalla kurkotellaan organisaation siilosta toiseen ja ylitetään näkymättömiä raja-aitoja. Tilat voivat joko tukea tai hankaloittaa toimintaa. Parhaisiin tuloksiin päästään ottamalla käyttäjät mukaan tilojen suunnitteluun.

Avoin, hälinää täynnä oleva työympäristö on useimpien käyttäjien mielestä hankala. Perinteistä avokonttoria toimivampi ratkaisu onkin usein monitilatoimisto, jossa avoimia työpisteitä täydentävät erilaiset vetäytymistilat yksin ja yhdessä tehtävälle työlle. Ympäristö kannustaa vaihtamaan päivän aikana paitsi tilaa myös asentoa ja ajatuksia.

Tilojen käyttötapoihin päästään kiinni pohtimalla sitä, miten työn tekeminen muuttuu.

Nykyisin liikumme omankin työpöytämme ääressä yhä useammin erilaisissa virtuaalisissa ja digitaalisissa ympäristöissä. Esimerkiksi virtuaalinen Lync-kokous hoituu omalta työpisteeltä. Kokouksesta itsenäiseen työskentelyyn siirtyvän työntekijän ei välttämättä tarvitse siirtyä paikasta toiseen, mutta työn sisältö muuttuu. Mielellä on monta tilaa toimia.

Jos työpäivän aikana on kolme kokousta, niiden hoitaminen nettiyhteyden välityksellä muodostaa aivan erilaisen kokemuksen kuin samassa pöydässä kasvotusten istuminen. Molempina päivinä asiat hoituvat, mutta palaudumme työpäivästä eri tavalla.

Kohtaamiset digitaalisesti ja kasvokkain kuormittavat mieltä ja muistia eri lailla. Keskitymme näissä tilanteissa vuorovaikutukseen eri aistein ja luemme tilanteita erityyppisten havaintojen perusteella. Esimerkiksi äänensävyt tulkitaan kasvokkaisissa tilanteissa kokonaisvaltaisemmin kuin videokokouksissa, joten osallistujat tulevat helpommin ymmärretyiksi.

Fyysisen ergonomian lisäksi onkin tärkeää kiinnittää huomiota kognitiiviseen ergonomiaan. Yhä useampaa työ- ja oppimisympäristöhanketta ohjaakin kokonaisvaltainen hyvinvointi.

Käyttäjät mukaan suunnitteluun

Työ- ja oppimisympäristöjä ei siis enää voida suunnitella perinteisten tilatyyppien ja mitoitusten mukaisesti, vaan käyttäjät pitää ottaa mukaan suunnitteluun.

Aluksi tarvitaan yhteinen visio siitä, millaista tulevaisuutta tavoitellaan. Millainen on tuottavuutta tukeva, houkutteleva ja tehokas sekä hyvinvoinnin kannalta kestävä työ- ja oppimisympäristö?

Kun visio on luotu, sitä pitää myös haastaa. Missä menevät muut yliopistot ja muut alat? Entä miten viimeisintä tutkimustietoa voidaan hyödyntää työ- ja oppimisympäristöjen sekä kampusten palvelujen kehittämisessä?

Viime aikoina olemmekin seuranneet tiiviisti tutkimusta niin sanotuista digiprofiileista, joiden avulla voimme tunnistaa erilaisia digitaalisia työskentelytapoja.

Jotkut stressaantuvat siitä, kun työtoverit eivät käytä kaikkia mahdollisia digitaalisia sovelluksia. Toisia taas rasittaa useiden digisovellusten hallinta ja tehokas käyttö.

Digitaalista työkulttuuria tuleekin tukea monella eri tavalla, sillä eri käyttäjiin purevat eri keinot.

Luottamuksen rakentamista

Yhteiskehittäminen muokkaa samalla työkulttuuria.

Jyväskylän yliopistossa kehitettiin reilut kaksi vuotta uutta Ruusupuisto-rakennusta yhdessä käyttäjien kanssa. Kun prosessi kaikkine muutosvaiheineen oli ohi, pystyimme toteamaan yhteen ääneen: samalla kun rakennus rakentui, rakentui luottamus.

Yhteiskehittämisessä keskeistä on kuulluksi tuleminen. Pelkkä lähtötietojen kartoittaminen ei riitä.

Työpajat, käyttäjäkyselyt ja -haastattelut sekä tutustumiskierrokset tuottavat näkökulmia, joita jäsentämällä syntyy luottamus visioon sekä sen toteuttamiseen. Näin paljon toivotut joustavat ratkaisut tulevat joustavaan käyttöön ja käyttäjät ottavat uudet tilat omikseen.

Yhteiskehittäminen on aina muutoksen tiellä kulkemista – matkaa voi tehdä avoimin tai suljetuin mielin. Matka on kaikille osallistujille yksilöllinen, mutta tiellä on tilaa kaikille. Samoin monitilallisessa työ- ja oppimisympäristössä on erilaisia tiloja, joissa tehdä työtä itselle sopivalla tavalla.

”Hyvällä mielellä sinne töihin menee”, totesi eräs Ruusupuiston käyttäjistä, ja moni nyökytteli pöydän ympärillä. Käyttäjät totesivat olevansa työympäristöstään ylpeitä. Sitä omistajuus on parhaimmillaan.