Toimiston muutto – mörkö vai mahdollisuus? Salla Hanhinen

”Kampusareena täyttyy, mitä jos siirrymme alta pois?” Tästä käynnistyi vuoden mittainen projekti, jonka päätteeksi muutamme pian uuteen osoitteeseen.

Ensireaktioni kysymykseen oli lähinnä lamaantunut – olihan toimistomme edellisestä muutosta kulunut vasta vuosi. Alkuhämmennyksen jälkeen mahdollisuus tehdä Suomen Yliopistokiinteistöjen tarpeisiin entistä paremmin istuva työympäristö kuitenkin kutkutti.

Aivan ensiksi piti ratkaista uuden toimiston sijainti Tampereella. Kattavan pohdinnan jälkeen päätimme pysytellä Hervannan-kampuksella. Kampukselta oli sattumoisin juuri vapautumassa yliopistolta tilaa yrityskäyttöön.

Sitä paitsi porukkamme on viihtynyt kampuksella loistavasti. Elämä opiskelijoiden keskellä kampuksella ei ole koskaan tylsää!

Mikä toimii, mikä ei?

Lähdimme liikkeelle kokoamalla edellisten toimitilahankkeiden jäljiltä ajatuksia siitä, mikä on toiminut ja mitä pitää kehittää.

Toimivaksi olemme todenneet muun muassa sen, ettei kenelläkään ole kiinteää työpistettä. Ergonomiset ja sähkösäätöiset pöydät on hyviksi havaittu. Sen sijaan äänimaailman rauhoittaminen ja entistä äänekkäämmän työskentelyn mahdollistaminen nousivat kehityslistalle.

Kokemuksemme mukaan tietotyöläiset tekevät päivän mittaan töitä monella eri tavalla työtehtävästä riippuen. Välillä tehdään yksin keskittymistä vaativaa työtä, sitten taas palaveroidaan esimerkiksi yhdessä työkaverin tai isomman porukan kanssa. Töitä voi tehdä myös liikkumalla paikasta toiseen.

Meitä on työpaikalla myös moneen eri lähtöön. Jotkut puhuvat paljon puhelimessa tai tykkäävät kuunnella musiikkia. Ratkaisuksi nousi tilojen jakaminen äänekkään, puoliäänekkään ja hiljaisen työskentelyn vyöhykkeisiin.

Kokoustiloihin täytyy olla helppo tulla, ja niiden av-tekniikkaa pitää olla helppo käyttää. Toivomuslistalla oli myös palautumiseen tarkoitettu taukotila. Tällainen kokonaisuus synnyttää yhteisöllisyyttä.

Käyttäjät mukaan suunnitteluun

Koska tilan tekevät sen käyttäjät, kaikki otettiin mukaan suunnitteluun alusta alkaen.

Tilakonseptin kehittäminen käynnistyi kevättalvella. Erilaisilla menetelmillä keräsimme henkilöstöltä tietoa siitä, miten käyttäjät käyttäisivät tiloja ja mitä huolia oli herännyt. Tarkistimme pieniä ja isoja yksityiskohtia, kuten säilytysratkaisujen määriä.

Viimeisessä pop-up-työpajassa tunnistimme työyhteisömme jäsenten luontaisesti erilaiset käyttäytymismuodot pohtiessamme toimistoetikettiä. Totesimme, että erilaisuudessa on työyhteisömme rikkaus.

Sykkiläisyys näkyy uudessa toimitilassa monin tavoin.

Taukotilassa voi palautua ja seurustella työkaverien kanssa. Myös eri yliopistopaikkakunnilla olevat sykkiläiset saadaan etäyhteydellä luontevasti mukaan aamukahvipöytään.

Työhyvinvointia edistävät, elämää sykkivät värikkäät tilat kuvastavat SYK:n tämän hetken toimintaa. Uusissa tiloissa dynaamisen ja tiiviin porukkamme on toimistorutiinien lomassa hyvä myös kokeilla ja kehittää uutta.

Muuttoinfosta sisustuksen viilaukseen

Uudet tilat rakennettiin kesän aikana. Lomilta palattua olikin jo aika suunnata ajatukset muuttoon ja tilojen käyttöönottoon. Muuttoinfo henkilökunnalle, lopullisen kalustepohjan esittely, toimistoetiketin muotoilu, sisustusajatusten viimeistelyt ja niin edelleen…. Yksityiskohtien tarkentamista riittää aivan viime metreille saakka.

Tyhjät muuttolaatikot odottavat jo täyttäjiään. Ilmassa on normaalien työkiireiden lisäksi jännitystä, innostusta ja positiivista pöhinää.

Itse käyn läpi tarkistuslistaa, numeroin siirtyviä kalusteita ja ohjeistan muuttofirmaa. Toimiston leasing-laitteiden siirrot on organisoitu, palvelusopimukset päivitetty, vieraiden ohjaaminen perille uuteen toimistoon järjestetty, postikin kulkee uuteen toimistoon.

Entäpä vanhan tilan loppusiivous? Kunnossa.

Taidanpa tilata vielä porukallemme yhteislounaan. Muuton jälkeinen karonkka sujuvoittaa käytön opastusta ja juhlistaa uutta alkua uudessa työympäristössä!

Synergiaa ja työniloa

Uusissa tiloissa on aika ajoin hyvä avoimesti haastaa itseään ja omia työskentelytapojaan.

Parhaimmillaan monitoimitila tarjoaa jokaiselle kulloiseenkin työpäivään sopivia erilaisia työpisteitä, joita voi vaihdella päivän mittaan. Mahdollisuus tehdä rinnakkain töitä eri työkavereiden kanssa, oppia toisen työstä ja käsillä olevista asioista saattaa synnyttää odottamatonta synergiaa ja työniloa.

Uusia tiloja oppii käyttämään vain käyttämällä, testaamalla ja kehittämällä edelleen.

Miten hyödynnämme erilaisia työpisteitä? Miten hyvin noudatamme toimistoetikettiä ja takaamme miellyttävän työympäristön kaikille? Nähtäväksi jää. Se on kuitenkin selvää, että jatkamme tilojen kehittämistä yhdessä vielä muuton jälkeenkin.

Muutto on todellakin mahdollisuus.