Yhteiskehittäminen rakennuttamisjohtajan silmin Aki Havia

Suomen Yliopistokiinteistöt Oy toteutti laajan, Oppimisen ja tutkimuksen uudet tilat -tutkimushankkeen 2011–2015. Hankkeen tärkeimpänä tuloksena oli havainto siitä, että tilamuutoshankkeissa parhaisiin tuloksiin päästään ottamalla käyttäjät mukaan tilojen suunnitteluun, kuten työ- ja oppimisympäristöjen asiantuntijamme Suvi Nenonen kertoo blogissaan (linkki).

Tämän vuoksi olemme jo pitkään kehittäneet rakennushankkeidemme suunnitteluvaiheessa erilaisia osallistumisen, osallistamisen tai jopa osallistuttamisen malleja, jotta saisimme parhaan mahdollisen lähtötiedon rakennushankkeen lähtötietoja varten.

Nyt olemme työ- ja oppimisympäristöasiantuntijamme Suvi Nenosen johdolla kehittäneet oman yhteiskehittämisen mallin, CO-SYK:n, jonka avulla me ja palveluverkostomme pystymme paremmin toteuttamaan hyviä työ-, opetus- ja tutkimusympäristöjä. Malli kehitettiin usean workshopin kautta yhteiskehittämisen periaatteiden mukaisesti Kampusklubillamme Hervannan Kampusareenalla, ja yhteiskehittämisessä oli mukana sekä Kampusklubin jäseniä että muita yhteistyökumppaneitamme.

SYK:n yhteiskehittämisen periaatteita ovat avoimuus, yhdessä tekeminen, yhteistyö, luovuuden jakaminen ja kumppanuus. Yhteiskehittämisessä käyttäjä toimii ideoiden lähteenä, pilotoi ja jatkokehittää. Me SYK:läiset ja palveluverkostomme luomme konsepteja, opimme asiakkaalta ja tuomme uusia ideoita ja toimintamalleja yhteistyöhön asiakkaittemme kanssa.

Yhteiskehittäminen tehdään yhdessä käyttäjän ja rakennushankkeen muiden toimijoiden kanssa, jotta hankkeeseen muodostuu yhteinen visio ja yhteinen käsitys hankkeen tavoitteista ja tarpeista. Haluamme prosessissa tuoda esille erilaisia vaihtoehtoja ja uusia ajatuksia, joilla voimme kehittää käyttäjien toimintaa ja suunnitteluratkaisuja. Yhteiskehittäminen auttaa käyttäjiä näkemään tulevaisuuteen, koska rakennus tehdään aina tulevillekin käyttäjille. Tavoitteena on, valmistuessaan ja koko käyttönsä ajan, käyttäjän kulloistakin toimintaa tukeva rakennus ja järjestelmäratkaisut.

Mallimme jakaantuu kolmeen vaiheeseen: ennen hanketta tehtävä visiotyö, hankkeen aikana suoritettava konseptien ja suunnitteluratkaisujen työstäminen ja hankkeen jälkeen käyttäjän tukeminen muutossa ja käyttöönotossa, jota pitää valmistella jo alusta alkaen. Kehittämistyössä huomioidaan koko olemisen ympäristö eli sosiaalinen, digitaalinen ja fyysinen ympäristö, ja prosessia tukee monikanavainen viestintä sekä palautteen kerääminen.

Rakennushankkeessa on aina reunaehtoja, esimerkiksi tilan tarve, kustannukset, rakennuspaikka, kaavoitus ja kulttuuriperintö, jotka kaikki pitää huomioida hankkeessa. Yhteiskehittämisen prosessi tuottaa vaihtoehtoja ja analyysejä sekä muuta tietoa käyttäjille ja koko suunnitteluryhmälle päätöksentekoa ja priorisointia varten. Yhteiskehittämisellä sitoutetaan myös osallistujat tehtyihin ratkaisuihin ja kehitetään niitä hankkeen aikana.

Rakennushankkeen onnistumisen kuitenkin mittaa vasta se käyttäjä, joka muuttaa rakennukseen ja aloittaa siellä työt. Rakennustöiden valmistuminen ei lopeta hanketta, vaan yhteiskehittämisen toimenpiteet myös auttavat käyttäjää ja tukevat käytön aloittamista varmistamalla onnistuneen muuton, käytönopastuksen ja toiminnan käynnistämisen.

Olemme aloittaneet tänä keväänä yhteistyöverkostollemme koulutussarjan, jossa esittelemme tätä kehittämäämme yhteiskehittämisen mallia, ja jossa opetamme suunnitteluryhmille uusia valmiuksia sekä uusia yhteistyön työskentelymalleja. Koulutuksen aiheita ovat olleet ryhmätyön fasilitointi, ryhmädynamiikka ja big-room työskentely. Koulutukset on pidetty jo Jyväskylässä, Oulussa ja Tampereella ja huhtikuussa pidetään tilaisuus Kuopiossa ja toukokuussa vielä Turussa. Samalla olemme kouluttaneet kumppaneitamme uusiin tiedonkäsittelyn tapoihin ja niitä tukeviin järjestelmiin otsikolla ”asiakirjahallinnasta tiedonhallintaan”.

Yhteisen vision luomisessa konseptien suunnittelu on tärkeää. Hankkeen alkuvaiheissa pitää suunnitella toimintoja eikä tiloja, ja toiminnallisilla konsepteilla luodaan ilmiasua ja kuvaus käyttäjän toiminnalle. Seuraavaksi kehitämme kokonaisvaltaista konseptien avulla tehtävää suunnittelunohjausta.

Palveluverkostomme osaaminen varmistaa onnistuneen rakennushankkeen sekä omistajan että käyttäjän näkökulmasta. Yhteiskehittämisen toimintamalli on palveluverkostomme työkalu laadun varmistukseen.

 

Aki Havia johtaa SYK:llä rakennuttamista ja toimii johtoryhmän jäsenenä. Hän on kestävien investointiprojektien johtamisen ja yhteistyön rakentaja. Vapaa-ajallaan Aki kuntoilee, lukee ja matkustelee.