Dataskyddsbeskrivning gällande Finlands Universitetsfastigheter Ab:s register över kunder och samarbetspartner
1. Personuppgiftsansvarig
Finlands Universitetsfastigheter Ab (nedan SYK) FO-nummer 2268637-3
PB 310, 33101 Tammerfors
Besöksadress: Tietotalo 2 vån., Korkeavuorenkatu 1, 33720 TAMMERFORS
2. Kontaktperson
I ärenden som gäller dataskydd ber vi er kontakta oss per e-post på adressen privacy@sykoy.fi.
3. Registrets namn
Register över kunder, avtal och samarbetspartner
4. Syftet med och grunden för behandlingen
Grunden för behandlingen av personuppgifter är ett hyres- och/eller serviceavtal mellan SYK och kunden, eller rättigheter och skyldigheter i ett leverantörsavtal mellan den personuppgiftsansvarige och en samarbetspartner, samt att åtgärder som föregår ingående av avtal, och/eller att SYK:s berättigade intressen.
Ändamålet med behandlingen av personuppgifterna är att sköta, upprätthålla, utveckla, analysera och föra statistik över kundrelationerna mellan den personuppgiftsansvarige och kunden (inklusive potentiella kunder), kundkommunikation, anordnande av evenemang, mätningar av kundupplevelsen, identifiering av användare hos kunden, användaradministration samt skötseln av relationer till samarbetspartner.
Vidare används personuppgifter för den personuppgiftsansvariges direktmarknadsföring (bl.a. digitala nyhetsbrev), för att inrikta och profilera marknadsföringen på webben samt för att utveckla och planera den personuppgiftsansvariges produkter och tjänster.
5. Kategorier av personuppgifter
Beslutsfattare och kontaktpersoner hos Finlands Universitetsfastigheter Ab:s nuvarande och potentiella kunder, leverantörer och samarbetspartner samt beställare av nyhetsbrev.
6. Datainnehåll
Uppgifter i anslutning till kundrelationer, avtalshantering och avtalsrelationer, såsom företrädare och kontaktpersoner för olika parter.
I registret behandlas personers namn, adress, e-postadress, telefonnummer samt uppgifter om användningen av digitala tjänster (t.ex. bläddring och sökning, IP-adresser och kakor).
I registret behandlas också dokument om kommunikationen mellan SYK och ovan nämnda personer samt uppgifter om avtal mellan kunden och SYK.
7. Källor som i regel används för registret
I systemen registreras uppgifter om avtalsparters och samarbetspartners kontaktpersoner. Uppgifterna fås av de registrerade själva, deras arbetsgivare, på möten, i avtalsrelationer eller på internet.
Personuppgifter kan samlas in och uppdateras även från offentliga och privata register, såsom befolkningsregistret, andra myndigheter, kreditupplysningsbolag, företag som tillhandahåller kontaktuppgiftstjänster och motsvarande pålitliga aktörer.
8. Överföring av uppgifter till länder utanför EU
Uppgifter överlämnas i regel inte till områden utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.
Beträffande vissa system kan personuppgifter som avses i denna dataskyddsbeskrivning behandlas utanför EU och EES, varvid den personuppgiftsansvarige har sörjt för att dess underleverantör hör till säkerhetsmekanismen Privacy Shield eller ett annat motsvarande arrangemang.
9. Utlämning av uppgifter
SYK lämnar i regel inte ut registeruppgifter till utomstående.
Den personuppgiftsansvarige anlitar utomstående underleverantörer för skötseln av uppgifter som avses i denna beskrivning, varvid dessa tjänsteleverantörer agerar för den personuppgiftsansvariges räkning. Till underleverantörerna, dvs. till de grupper som tar emot personuppgifter hör till exempel marknadsförings- och kommunikationsbyråer, evenemangsarrangörer, datasystemleverantörer samt samarbetspartner som tillhandahåller fastighets- och lokaltjänster. Den personuppgiftsansvarige ansvarar för underleverantörens handlingar som om de vore den personuppgiftsansvariges egna. Den personuppgiftsansvarige säkerställer med hjälp av databehandlingsavtalen att underleverantörerna förbinder sig att skydda de registrerades personuppgifter på det sätt som beskrivits i detta dokument. Den personuppgiftsansvarige kan dessutom lämna ut registrerade personers kontaktuppgifter till underleverantörer som anlitas för den personuppgiftsansvariges affärsverksamhet så att dessa kan marknadsföra sina tjänster.
Den personuppgiftsansvarige anlitar utomstående underleverantörer för skötseln av uppgifter som avses i denna beskrivning, varvid dessa tjänsteleverantörer agerar för den personuppgiftsansvariges räkning.
10. Principer för skydd av uppgifter
Rätt att använda det system som innehåller personuppgifter har endast de arbetstagare hos den personuppgiftsansvarige som med anledning av sina arbetsuppgifter har rätt att behandla registeruppgifter. Varje användare har ett eget användarnamn och ett lösenord för systemet. Informationen samlas i databaser som är skyddade med brandväggar, lösenord och andra tekniska medel. Databaserna och deras säkerhetskopior finns i låsta lokaler och endast vissa, i förväg utsedda personer har åtkomst till informationen.
Uppgifter som förvaras på papper finns i lokaler med åtkomstkontroll.
11. Förvaringstid för personuppgifter
Om inte annat förutsätts i lag förvarar SYK personuppgifterna så länge som någon grund för behandling som nämnts i punkt 4 är i kraft och personuppgifterna är behövliga för sina användningsändamål.
Personuppgifter tas bort efter behov om den registrerade återkallar sitt samtycke till behandlingen av personuppgifterna, eller motsätter sig behandling av personuppgifter som grundar sig på berättigat eller allmänt intresse, och det inte finns någon annan grund för behandlingen.
12. Den registrerades rättigheter
Den registrerade har rätt att kontrollera vilka uppgifter som har registrerats om honom eller henne, begära att felaktiga uppgifter rättas samt att uppgifterna raderas.
Den registrerade har rätt att förbjuda den personuppgiftsansvarige att behandla hans eller hennes personuppgifter för direktmarknadsföring, marknads- och opinionsundersökningar eller till relaterad profilering. Ett sådant förbud kan när som helst ges på adressen privacy@sykoy.fi eller till exempel genom att lämna en postningslista på det sätt som anges i marknadsföringsmeddelandet.
Begäran som gäller ärendet ska lämnas personligen och skriftligen till SYK:s kontor och i samband med det ska den registrerades identitet styrkas.
Den registrerande ska framföra en begäran om insyn genom att komma till kontoret personligen.
Svaret på begäran skickas till den adress som fås för kunden från befolkningsdatasystemet.
