Torsdagen 15.9.2022 samlades företrädare för SYK och ägaruniversiteten att diskutera beredskap och kontinuitetshantering. SYK ordnar varje år en temadag om säkerhet på campus och i år hölls den på Sokos Hotel President i Helsingfors.
Att prata om säkerhet är en del av beredskapen
Syftet med säkerhetsdagen 2022 var att behandla beredskapsfrågor med hänsyn till dem som ansvarar för beredskapen. Under dagen diskuterades beredskapen på campusnivå och hur lägesbilden ska upprätthållas i situationer av förändring. Vidare betonades betydelsen av samarbete, roller och i förväg fastställda processer.
I sin inledning önskade SYK:s verkställande direktör Sanna Sianoja deltagarna välkomna och gav en översikt av säkerheten i fastighetsbranschen. Hon berättade att diskussionen om befolkningsskyddsrum har blivit livligare sedan Ryssland angrep Ukraina. Det kan man förstå, eftersom vår säkerhetsmiljö har förändrats radikalt. Sianoja sade sammanfattningsvis att det, att man pratar om säkerhetsfrågor tyder på vishet. Det är ett sätt att skapa beredskap i förväg. Campussäkerhetsdagens betydelse hade inte kunnat beskrivas bättre.
Vid övergången till själva temat för dagen gav Seclion Oy:s säkerhetsexpert Anna Partanen och SYK:s underhållschef Ville Kautto en översikt av säkerheten vid campusen. Partanen och Kautto redogjorde bl.a. för nästa års verksamhetsplaner inom beredskap och för betydelsen av beredskap och försörjning på campusen. Vidare betonade de vikten av samverkan och upprätthållandet av lägesbilder vid risker och störningar. Partanen berättade hur viktigt det är att i förväg planera hur man ska förfara om det uppkommer riskfyllda situationer eller störningar. Det behövs både förutseende samarbete och samarbete i realtid. Enligt Partanen bör man i samarbetet se till att parterna får tillräcklig information av varandra för planeringen av beredskapen och för de åtgärder som ska vidtas i olika situationer. Ett smidigt samarbete kan enligt Partanen säkerställas genom att beakta bl.a. följande:
- En samarbetsgrupp bestående av företrädare för viktiga samarbetspartner utses och gruppen samlas regelbundet.
- De gemensamma beredskapsprocesserna och förfaringsmodellerna dokumenteras tillräckligt och integreras i beredskapsplaneringen.
Det borde också finnas specifika anvisningar för olika situationer, eftersom sådana stöder verksamheten i fall där riskhanteringsåtgärderna inte varit tillräckliga. Med hjälp av dokumenterade anvisningar vet man vid en störning t.ex. hur man ska förfara i olika situationer och i vilken ordning åtgärder ska vidtas. I dokumentationen finns uppgifter om viktiga aktörer, roller och ansvar samt kontaktuppgifter och uppgifter om vilka kommunikationskanaler som ska användas. När en lägesbild kan tas fram snabbt kan aktörerna reagera omedelbart vid en störning – man vet vem som ska göra vad, vilka beslut som har fattats. Detta gör också att man undviker överlappande arbete.
Tekniska chefen vid SYK:s campus i Hervanta Aapo Kauppinen berättade om beredskapsåtgärderna vid campuset. Foto: Mervi Huhtelin / SYK
Digital säkerhet i fastighets- och byggnadsbranschen
Antti Nyqvist, beredskapschef vid Digipool, ett bolag som hanterar beredskapsplanering vid Försörjningsberedskapscentralen, var gästföreläsare på campussäkerhetsdagen. På föreläsningen presenterades Digipools syn på ämnet: Digital säkerhet i fastighets- och byggnadsbranschen.
Digital säkerhet och säkerhet inom digitalisering handlar om att säkra behandling, överföring och förvaring av information i digital form. Den digitala säkerheten bidrar också till den säkerheten i den fysiska miljön. Fastighets- och byggnadsbranschens beroende av digitala lösningar ökar ständigt bl.a. i fråga om fastighetsautomation och därför ges även den digitala säkerheten större uppmärksamhet.
Nyqvist betonade att den digitala säkerheten är en viktig del även i utvecklingen av tjänster för energieffektivitet. Detta gäller genomgående såväl nuvarande fackmän som utbildningen av framtida fackmän: högskoleutbildning, yrkeshögskoleutbildning, yrkesutbildning på andra stadiet samt fortbildning och behörighetskrav.
Intern och extern kommunikation kring beredskap och säkerhetsfaktorer var ett bärande tema på campussäkerhetsdagen. Nyqvists syn på den digitala säkerheten följde samma linje.
SYK vill i egenskap av fastighetsägare förstå kundens behov i beredskapen inför exceptionella situationer
Tekniska chefen vid SYK:s campus i Hervanta campus Aapo Kauppinen redogjorde för faktorer i anslutning till beredskapen på campus. I sitt anförande gick Kauppinen tillbaka till början av 2022, när kriget som Ryssland inlett i Ukraina tillspetsades. Han berättade att oron för eventuella krissituationer har ökat i Finland i och med kriget. Även vid SYK hade beredskapsplaner gjorts tidigare, men som Kauppinen uttryckte det: skalan har ökat avsevärt under 2022.
Varje fastighet och varje objekt som förvaltas av SYK har sina speciella drag och olika prioritetsområden. Dessa särdrag bör beaktas vid planeringen och genomförandet av beredskapen. Detta var något som Kauppinen också betonade i sitt tal. SYK vill i egenskap av fastighetsägare förstå kundens behov i beredskapen inför exceptionella situationer. Kauppinen framhävde att ingendera parten (SYK eller universitetet) nödvändigtvis kan ta de rätta avgörandena på egen hand, utan universitetets behov och prioritetsområden inom beredskap kartläggs tillsammans. Så gjorde man även med Tammerfors universitet i fråga om Hervanta campus, vilket ledde till följande åtgärder:
- Utrustningen och anordningarna i befolkningsskyddsrummen granskades och kompletterades
- Befintliga reservkraftssystem kontrollerades
- Risker i anslutning till personsäkerhet och speciell forskningsutrustning kartlades.
Sammanfattningsvis kan konstateras att beredskap framför allt handlar om förutseende planeringsarbete. Effektiv beredskap grundar sig på en hotbedömning och en lägesbild så att alla har aktuell information om förfaringssätten. En lyckad beredskap förutsätter dessutom tätt samarbete såväl internt som externt – med beaktande av digitala verksamhetsmiljöer.
