Toimitusjohtajan terveiset

Alkuvuoden toiveikkuudesta huolimatta saimme vuoden 2021 päättyessä kuitenkin todeta, että korona-pandemia ei poistunutkaan ja vuoden 2020 toimintamallit säilyivät edelleen arjessamme. Toki monet toimintatavat olivat jo muuttuneet tutuiksi ja teams-linkki vakioksi jokaiseen palaverivaraukseen.

SYKin liiketoiminta toteutui vuoden 2021 suunnitellun mukaisesti, eikä korona-pandemian jatkuminen tuonut hallitsemattomia muutoksia. Vuokrausasteemme säilyi tavoitetasolla ja toteuma vuoden päättyessä oli 95,5%. Tilojen ja kampusten kehittämistä on jatkettu yhteistyössä yliopistojen kanssa, mutta toki suunnittelun yhteydessä tulee entistä laajemmin miettiä tulevaisuuden tilankäyttöä ja erilaisten tutkimus- ja oppimistapojen vaikutuksia tiloihin. Muuntojoustaviksi suunnitellut ja toteutetut tilaratkaisut antavat jo kuitenkin itsessään mahdollisuuden toiminnan kehittämiseen.

Aktiivinen yhteistyö omistajiemme kanssa jatkui vuoden aikana ja alkuvuodesta saimme päätökseen ja käyttöön investointejamme ohjaavat investointikriteerit sekä vuotuisen tason investoinneille. Molemmat ohjaavat meitä aiempaa enemmän keskittymään nimenomaan yliopistojen toimintaa tukevien hankkeiden toteuttamiseen. Toimintamme perustana ovat omistajien toiminnallemme asettamat tavoitteet ja yhteisissä palavereissa luodut suuntaviivat, joilla varmistetaan SYKin toimivan yliopistoja tukien. Lämmin kiitos omistajiemme edustajille toimintamme kirittämisestä!

On ollut ilo huomata miten hienosti yhteistyö SYKiläisten kesken toimii niin livenä, etänä kuin hybridinäkin.

Jatkoimme kertomusvuonna tavoitteellista työtämme kampustemme hiilineutraalisuuden osalta ja keväällä toteutimme SYKin toisen päästökompensoinnin. Kompensoinnin myötä kiinteistösalkkumme on hiilineutraali. Tavoitteemme on kuitenkin toteuttaa hiilineutraalisuus omin toimenpitein ja teimme selvitystyötä uusien teknisten innovaatioiden toteuttamiseksi tavoitettamme tukemaan. SYKin vastuullisuuden tavoitetasoa kuvataksemme käynnistimme vastuullisuuspolitiikan laadintatyön ja maaliskuussa 2022 saimme työn valmiiksi ja hallituksen hyväksyttäväksi. Hiilineutraalisuuden lisäksi meillä on nyt suuntaviivat myös sosiaalisen ja taloudellisen vastuun todentamiseksi.

Syksyllä aloitimme yhteistyön KTI:n kanssa ja uudistetulla asiakastyytyväisyyskyselyllä pääsimme kartoittamaan asiakasnäkökulmia tiloihimme sekä toimintaamme. KTI:n kautta meillä on myös mahdollisuus verrata omaa toimintaamme kiinteistöalan muihin toimijoihin ja sillä tavalla löytää omaan toimintaamme kehitysnostoja. Olen äärimmäisen tyytyväinen, että te asiakkaamme annatte meille tämän tutkimuksen lisäksi myös suoraan palautetta ja sitä toivomme kuulevamme teiltä myös jatkossa. Palaute on aina lahja ja tukee osaltaan kehittymistämme kohti toimintamme tarkoitusta. Haluamme olla paras kampuskumppani nyt, mutta myös kehittyä niin, että tämä näkyy ja tuntuu myös tulevina vuosina. Kiitos kaikille asiakkainamme toimiville omistajayliopistoille kuin myös kaikille muille kampuksilla vuokralaisena toimiville organisaatioille hyvästä yhteistyöstä!

SYK on asiantuntijaorganisaatio ja ammattilaistemme kädenjälki näkyy kampusten arjessa. Vuoden 2021 aikana organisoitumisessamme tapahtui merkittävä muutos, kun kesäkuussa käynnistimme teknisen manageerauksen toimintamallin ja saimme kymmenen uutta SYKiläistä työkaveria. Tehdyn tarkennuksen myötä SYKiläiset toimivat päivittäin kaikilla kampuksillamme ja olen varma, että muutoksen myötä olemme paremmin saavutettavissa.

Teknisen manageerauksen toimintamallin käynnistyessä, käynnistyivät myös paikkakuntakohtaiset kampustiimit. Tiimissä asiakkuuspäällikkö, tekninen manageri sekä rakennuttajapäällikkö yhdessä vievät kampuksen päivittäistä toimintaa kohti strategian mukaista suuntaa. Korona-aikana suurin osa oman organisaatiomme kohtaamisista toteutui etäyhteyksin, mutta vuoteen mahtui onneksi myös koko organisaation yhteisiä tapaamisia ja keskusteluita. Henkilöstömme kyvykkyyden kasvattamiseksi käynnistimme strategiaan pohjautuvan PKK-konseptin, jossa kukin kokonaisuus tukee onnistumistamme strategisten linjausten toteuttamisessa.

On ollut ilo huomata miten hienosti yhteistyö SYKiläisten kesken toimii niin livenä, etänä kuin hybridinäkin. Organisaation arjessa ovat näkyneet myös arvo-hahmomme; Arvo, Otto ja Anna. SYKin arvot Kuuntelemme ja puhumme, Asenne ratkaisee ja Vastuu yhteisestä ovat aidosti osa tekemistämme. Kiitos siis jokaiselle SYKiläiselle siitä työstä ja panoksesta jota olet meidän työyhteisöömme tuonut päättyneen vuoden aikana!

Haluamme aktiivisesti kehittää omaa toimintaamme niin pienissä kuin suurissakin asioissa. Osana tätä kehitystä luet nyt uudella tavalla esitettyä vuosikertomustamme. Toivottavasti tätä lukiessasi saat hyvän kokonaiskäsityksen vuoden 2021 tapahtumista.

Tampereella huhtikuussa 2022

Sanna Sianoja
toimitusjohtaja

Toimintamme tarkoitus

Olemme paras kampuskumppani

Strategiset linjauksemme

Tarkoituksenmukaiset tilaratkaisut
Selkeä ja laadukas asiakaspalvelu
Todennettava lisäarvo
Turvattu omistajahyöty

Arvot

Vastuu yhteisestä
Kuuntelemme ja puhumme
Asenne ratkaisee

11
kaupunkia
16
kampusta
1,3 milj.
m² rakennusten pinta-ala
210
rakennusta
1,4 mrd.
tasearvo
37
henkilöstö
  • Yhteinen vuosi – toimintamalli käynnistyy
    • SYKin tavoitteena on tuottaa laadukasta asiakaspalvelua ja yhtenä keinona otettiin käyttöön Yhteinen vuosi – toimintamalli, jossa osakasyliopistojen edustajien kanssa käydään lävitse ajankohtaisia yhteisiä asioita ja vastavuoroisesti kuullaan asiakkaiden toiveita sekä ajatuksia.
  • Otettiin käyttöön Strategian tiekartta, strategian toteutumisen seurantaan
  • Tampereella sijaitsevan Kampusklubin toiminta SYKin operoimana päätettiin
  • Yhteistyö Tampereen yliopiston kampuskehityksen tulevaisuustarkastelun osalta käynnistyy
  • Tiimien osaamiskeskustelut pohjaksi strategiakauden osaamisenkehittämiselle
  • SYKin kampukset hiilineutraaleita v. 2020 päästöjen osalta päästökompensaatiota toteuttamalla
    • SYK on yksi Suomen suurimmista kiinteistö- ja rakennusalan hiilineutraaleista toimijoista ja keväällä 2021 toteutettiin jo toista kertaa päästökompensointi investoimalla neljään ilmastoa tukevaan hankkeeseen. Hankkeet kohdistuivat sidosryhmien kanssa yhdessä Hiilineutraalit yliopistokampukset -tilaisuudessa 23.3.2021 valittuihin kohteisiin; Malawiin, Indonesiaan, Keniaan ja Suomeen. Hankkeiden ilmakehästä hiiltä vähentävä vaikutus on yhteensä yli 35 000 tonnia CO2e.
  • Päätös Tampereen Kehys -hankkeen suunnittelun päättämisestä
  • Investointikriteerit sekä investointien vuotuisen tason sekä palvelustrategian käsittely ja hyväksyminen
  • Kiinteistöhuollon kilpailutukset. Samalla Tampereella siirryttiin tarpeenmukaiseen ylläpitomalliin
  • Aurum-kohteen valmistuminen ja luovutus Åbo Akademille ja Turun yliopistolle
  • Teknisen manageerauksen toimintamalli käynnistyy
  • Arvot osana toimintaa
  • PKK-koulutukset käynnistyvät
    • Tiimien osaamiskeskusteluiden pohjalta lähdettiin suunnittelemaan koko henkilöstön yhteistä koulutuskokonaisuutta, jonka lopputuloksena syntyi PKK = Paras kampuskumppani koulutukset. Vuoden 2021 syksyllä PKK aloitettiin teemalla Kiinteistöliiketoiminta.
  • Syksyn kick-off
    • Elokuussa oli vihdoin mahdollista jälleen kohdata kasvokkain ja SYKkiläiset kokoontuivat kauniiseen Normarkkuun rakentamaan SYKin yhteistä yrityskulttuuria ja toimintatapoja sekä vahvistamaan yhteisöllisyyttä. Samalla käynnistettiin yhteinen suunnittelu seuraavalle vuodelle.
  • Asiakastyytyväisyyskysely
  • Uusi kampusklubi, jossa SYK , jossa SYK on Tampereen yliopiston ja klubia operoivan Tamllink Oy:n kumppanina fokusoituen tila-asioihin
  • Kiinteistökaupan toteuttaminen Rovaniemi, Siljotie
  • Kiinteistöstrategian käsittely ja hyväksyntä. Kiinteistösalkun jakautuminen jatkossa neljään kategoriaan; pidä, uudelleenvuokraa, kehitä ja järjestele
  • Tila- ja kampusstrategia keskustelut SYKiltä tiloja vuokraavien osakasyliopistojen kanssa
  • Asiakkuus- ja toimitilapäivät Espoon Otaniemessä ja Helsingissä
  • Kokonaisuudessaan vihreän uudelleenrahoituksen toteuttaminen 485 milj. eur osalta
  • Turku, Sanitas&Verstas ja Fennicum järjestelyn toteuttaminen sekä Patriankatu 5 kauppa
  • SYKkiläisille merkityksellisimmät asiat näkyviksi Siqni-kyselyllä
    • SYKillä on valittu strategiakauden henkilöstökyselyksi Siqni, jonka avulla tutkitaan, mitkä asiat ovat SYKkiläisille merkityksellisimpiä ja kuinka hyvin työnantajana niissä onnistumme. Samalla tottakai tahdomme pysähtyä sen äärelle, mitä voisimme tehdä vielä paremmin, jotta henkilöstölle merkitykselliset asiat toteutuisivat SYKissä mahdollisimman hyvin?
  • Purkamisen Green Deal – ohjelmaan liittyminen
  • Hankintapolitiikan hyväksyminen
  • Whistleblowing-kanavan sisäinen käyttöönotto
  • Tammikuu
    • Yhteinen vuosi – toimintamalli käynnistyy
      • SYKin tavoitteena on tuottaa laadukasta asiakaspalvelua ja yhtenä keinona otettiin käyttöön Yhteinen vuosi – toimintamalli, jossa osakasyliopistojen edustajien kanssa käydään lävitse ajankohtaisia yhteisiä asioita ja vastavuoroisesti kuullaan asiakkaiden toiveita sekä ajatuksia.
    • Otettiin käyttöön Strategian tiekartta, strategian toteutumisen seurantaan
    • Tampereella sijaitsevan Kampusklubin toiminta SYKin operoimana päätettiin
  • Helmikuu
    • Yhteistyö Tampereen yliopiston kampuskehityksen tulevaisuustarkastelun osalta käynnistyy
    • Tiimien osaamiskeskustelut pohjaksi strategiakauden osaamisenkehittämiselle
  • Maaliskuu
    • SYKin kampukset hiilineutraaleita v. 2020 päästöjen osalta päästökompensaatiota toteuttamalla
      • SYK on yksi Suomen suurimmista kiinteistö- ja rakennusalan hiilineutraaleista toimijoista ja keväällä 2021 toteutettiin jo toista kertaa päästökompensointi investoimalla neljään ilmastoa tukevaan hankkeeseen. Hankkeet kohdistuivat sidosryhmien kanssa yhdessä Hiilineutraalit yliopistokampukset -tilaisuudessa 23.3.2021 valittuihin kohteisiin; Malawiin, Indonesiaan, Keniaan ja Suomeen. Hankkeiden ilmakehästä hiiltä vähentävä vaikutus on yhteensä yli 35 000 tonnia CO2e.
    • Päätös Tampereen Kehys -hankkeen suunnittelun päättämisestä
  • Huhtikuu
    • Investointikriteerit sekä investointien vuotuisen tason sekä palvelustrategian käsittely ja hyväksyminen
  • Toukokuu
    • Kiinteistöhuollon kilpailutukset. Samalla Tampereella siirryttiin tarpeenmukaiseen ylläpitomalliin
    • Aurum-kohteen valmistuminen ja luovutus Åbo Akademille ja Turun yliopistolle
  • Kesäkuu
    • Teknisen manageerauksen toimintamalli käynnistyy
  • Heinäkuu
    • Arvot osana toimintaa
  • Elokuu
    • PKK-koulutukset käynnistyvät
      • Tiimien osaamiskeskusteluiden pohjalta lähdettiin suunnittelemaan koko henkilöstön yhteistä koulutuskokonaisuutta, jonka lopputuloksena syntyi PKK = Paras kampuskumppani koulutukset. Vuoden 2021 syksyllä PKK aloitettiin teemalla Kiinteistöliiketoiminta.
    • Syksyn kick-off
      • Elokuussa oli vihdoin mahdollista jälleen kohdata kasvokkain ja SYKkiläiset kokoontuivat kauniiseen Normarkkuun rakentamaan SYKin yhteistä yrityskulttuuria ja toimintatapoja sekä vahvistamaan yhteisöllisyyttä. Samalla käynnistettiin yhteinen suunnittelu seuraavalle vuodelle.
  • Syyskuu
    • Asiakastyytyväisyyskysely
    • Uusi kampusklubi, jossa SYK , jossa SYK on Tampereen yliopiston ja klubia operoivan Tamllink Oy:n kumppanina fokusoituen tila-asioihin
    • Kiinteistökaupan toteuttaminen Rovaniemi, Siljotie
  • Lokakuu
    • Kiinteistöstrategian käsittely ja hyväksyntä. Kiinteistösalkun jakautuminen jatkossa neljään kategoriaan; pidä, uudelleenvuokraa, kehitä ja järjestele
    • Tila- ja kampusstrategia keskustelut SYKiltä tiloja vuokraavien osakasyliopistojen kanssa
    • Asiakkuus- ja toimitilapäivät Espoon Otaniemessä ja Helsingissä
  • Marraskuu
    • Kokonaisuudessaan vihreän uudelleenrahoituksen toteuttaminen 485 milj. eur osalta
    • Turku, Sanitas&Verstas ja Fennicum järjestelyn toteuttaminen sekä Patriankatu 5 kauppa
    • SYKkiläisille merkityksellisimmät asiat näkyviksi Siqni-kyselyllä
      • SYKillä on valittu strategiakauden henkilöstökyselyksi Siqni, jonka avulla tutkitaan, mitkä asiat ovat SYKkiläisille merkityksellisimpiä ja kuinka hyvin työnantajana niissä onnistumme. Samalla tottakai tahdomme pysähtyä sen äärelle, mitä voisimme tehdä vielä paremmin, jotta henkilöstölle merkitykselliset asiat toteutuisivat SYKissä mahdollisimman hyvin?
    • Purkamisen Green Deal – ohjelmaan liittyminen
  • Joulukuu
    • Hankintapolitiikan hyväksyminen
    • Whistleblowing-kanavan sisäinen käyttöönotto

Tunnusluvut milj. €

Arvot mitataan arjessa

Arvot ovat peruskivijalka, joille yrityksen toiminta rakentuu. Ne eivät ohjaa toimintaa pelkällä olemassaolollaan vaan vaativat välittäjäkseen ihmisiä, valintoja, tekoja ja oikeanlaista asennetta.

Saisinko esitellä kolme tiimimme jäsentä?

Arvo kantaa vastuun yhteisestä, auttaa työkavereita ja ottaa tarjotun avun vastaan. Hän luotsaa asiat aina päätökseen – varmistuttuaan ensiksi, että toiminta vie kohti yhteistä tavoitetta. Otto ottaa asioista selvää, kuuntelee ja keskustelee, arvostaa erilaisia näkökulmia. On aidosti läsnä ja avoimin mielin, haluaa tietää, miten onnistuimme. Annan mielestä asenne ratkaisee. Hän laittaa itsensä likoon – silti aina ilon kautta. Keskinkertainen ei riitä eikä ”ihan hyvä” ole hyvä ollenkaan. Annaakin kiinnostaa, miten meillä meni, sekä mitä tästä opimme.

Kuulostaako tutulta? Olet jo saattanut törmätä heihin, yrityksemme arvojen apostoleihin – siis meihin sykkiläisiin. Näin henkilöstömme itse kertoo, miten kolme arvoamme – vastuu yhteisestä, kuuntelemme ja puhumme sekä asenne ratkaisee – näkyvät työyhteisön arjessa ja päivittäisissä kohtaamisissa.

Sivupersoonat valmiina palvelukseen!

Arvomme nousevat estradille jo rekrytointivaiheessa, kun esittelemme toimintaamme tuleville työntekijöille. Arvo, Otto ja Anna ovat mukana jokaisessa työhaastattelussa – parhaassa tapauksessa pöydän molemmin puolin.

”Mieleenpainuvat arvohahmot tehtiin tutuiksi jo rekrytointivaiheessa – näin uudella tekijällä on jo taloon tullessaan kolme oivallista sivupersoonaa.”

Hyvä työilmapiiri tehdään yhdessä

Olemme luoneet työympäristön, jossa arvot ovat aidosti osa sitä, mitä olemme ja miten toimimme. Arvohahmot auttavat meitä luomaan yhdessä hyvän ilmapiirin työyhteisöömme.

”Oli kiva huomata, että täällä aidosti eletään arvojen mukaan. Ne eivät olleet pelkkää sanahelinää vaan ohjaavat aidosti kaikkea tekemistä.”

Asiakaskokemus paljastaa arvot

Arvot ovat näyttävästi esillä omissa tiloissamme, mutta asiakkaan arkeen asti huoneentaulut eivät näy. Arvot tulevat todeksi asiakkaan kokemuksessa: siinä, miten asiat sujuvat meidän kanssamme. Puhummeko vain vai maltammeko myös kuunnella?

”Asiakastyytyväisyyskyselyn mukaan tavoitettavuutemme, ammattitaitomme ja asiantuntemuksemme ovat hyvällä tasolla. Kuuntelemme, puhumme ja kannamme vastuun.”

”Kerron ylpeänä arvoistamme sillä tiedän niiden oikeasti toteutuvan.”

Arvojen mukaiset palaverit

Sisäisissä palavereissamme haemme arvoista suuntaa päätöksenteolle. Palaverien jälkeen annamme palautetta itsellemme ja peilaamme tehtyjä päätöksiä arvoihin.

”Arvioimme omaa toimintaamme ja päätöksiä. Mikä tässä palaverissa edisti arvojen mukaista toimintaa ja oliko päätös ja tapa millä se tehtiin arvojen mukainen?”

Vahvistamme arvojen asemaa tekemällä niitä näkyviksi. Arvojen mukaisen toiminnan on oltava tunnistettavaa ja tavoiteltavaa.

”Nostamme palavereissa esiin ihmisten onnistumisia ja arvojen mukaisia tekoja.”

Asenne kantaa yli haasteiden

Arvohahmo Annan asenne ratkaisee kaikissa tilanteissa – myös silloin, kun tähdet eivät ole suotuisimmassa asennossa.

”Samaistun Annaan, asenne ratkaisee. Se on tsemppari ja tyyppinä sellainen, että kaikesta selvitään. Annan asenne kantaa myös haastavina aikoina ja kaikenlaisissa fiiliksissä.”

Strategiat sovitettiin yhteen kampusten parhaaksi

Kampuskehitysyhteistyö nivoo yhteen SYKin ja Tampereen yliopiston tavoitteet. SYK toi kiinteistön omistajan äänen myös yliopiston kampuskehitysstrategian jalkauttamiseen.

Yhteistyön taustalla on Tampereen korkeakouluyhteisön viisivuotinen kampuskehityshanke, jonka tähtäimessä ovat vastuulliset, toimivaa arkea tukevat kampusympäristöt.

– SYKin pitkäjänteinen työ kiinteistöjen vastuullisuuden hyväksi on suuri etu vuokralaiselle. Vuonna 2020 vahvistetun kampuskehitysstrategian mukainen tavoitteemme on vähentää käytössä olevia tiloja 25 prosentilla vuoteen 2030 mennessä, kertoo Tampereen yliopiston kampuskehitysjohtaja Satu Hyökki.

Kampuskehityksen ytimessä ei silti ole kiinteistöistä luopuminen vaan kokonaisuuden kehittäminen.

– Luopumalla joistakin tiloista meidän on mahdollista parantaa kokonaisuutta toimivammaksi.

Hyökki mainitsee esimerkkinä Hervannan kampukselle suunnitellun Sähkötalon peruskorjauksen.

– Sähkötalon uudistaminen on merkittävä investointi tilakokonaisuuteemme. Modernisoimalla ja keskittämällä tutkimustiloja parannamme turvallisuutta ja luomme sekä tilallista että toiminnallista synergiaetua.

Kiinteistönomistajan näkökulma suunnitteluun

SYK toi kampuskehitykseen kiinteistönomistajan näkökulman sovittamalla omaa kampusstrategiaansa yliopiston kampuskehitysstrategiaan ja osallistumalla toimenpideohjelman laatimiseen. Yhteinen suunnitelma pitää sisällään kiinteistöjen käytön, integroitumisen yliopistokokonaisuuteen sekä kohteissa tarvittavat kehitystoimenpiteet.

– Tavoitteemme oli luoda yhdessä toimiva tilakokonaisuus yliopistolle ja arvioida samalla, miten yliopistokäytöstä vapautuvia kiinteistöjä hyödynnetään jatkossa, SYKin asiakkuuksista ja vuokrauksesta vastaava johtaja Jessica Örn kertoo.

Vuosittaiset kampusstrategiakeskustelut lyhyen ja pitkän aikavälin suunnitelmineen kuuluvat SYKin toimintaan kaikkien osakasyliopistojen kanssa. Nyt yhteistyö vietiin kuitenkin paljon syvemmälle. Örn uskoo, että laadittuja malleja voidaan hyödyntää muidenkin osakasyliopistojen kanssa.

Avoin vuoropuhelu yli organisaatiorajojen

Tampereen yliopistolle avoin vuoropuhelu oli tärkeää jo kampusten nykytilaa analysoidessa. SYKissä oli paras tuntemus kiinteistöistä, joten tilojen käyttöä, käyttöastetta ja kuntoa tarkasteltiin yhdessä.

– Suhteessa SYKiin olemme sekä omistaja että käyttäjä. Kun tavoitteet ovat korkealla, molemmat hyötyvät siitä, että asiat ovat heti yhteisessä tiedossa. Sovitimme kiinteistön omistajan hatun päähämme jo ensi metreillä, Hyökki kuvailee.

SYKissä arvostettiin mahdollisuutta vaikuttaa asioiden kehittämiseen alusta alkaen.

– Meille oli tärkeää käydä keskustelua ja tuoda kiinteistön omistajan näkökulmamme yliopiston arviointiin, Örn toteaa.

Toimenpidesuunnittelun käynnistyessä organisaatiorajat hämärtyivät. Hyökki kuvaa tiimityömallia ”kuplaksi”, jossa asioita edistettiin tiukkaan aikatauluun sitoutuen.

– Tiivis yhteistyöjakso ajoittui syksyyn 2021. Valmisteluryhmän viikkopalavereissa vastuutimme seuraavat tehtävät ja viikon päästä ne oli hoidettu.

SYKiä työryhmässä edustivat asiakkuuspäällikkö ja kampuskehityspäällikkö; lisäksi valmistelutyöhön valjastettiin SYKin muuta osaamista. Monipuolista asiantuntijuutta hyödyntäen päätöksenteon tueksi saatiin syvällistä tietoa, kuten yksityiskohtaisia laskelmia eri vaihtoehtojen vaikutuksista.

– Taitavat excelöijät pelastivat paljon, Hyökki kiittelee.

Molemmat osapuolet kehuvat valittua työskentelytapaa erittäin onnistuneeksi.

– Millään muulla toimintamallilla emme olisi pysyneet vaaditussa aikataulussa ja tavoitteissa, Hyökki toteaa.

Resurssiviisaita valintoja

SYKille oli tärkeää olla mukana laatimassa eri vaihtoehtoja päätöksenteon tueksi. Kun tarkastelussa oli liki 230 000 neliötä useassa rakennuksessa, kolmella kampuksella, yhdistelmiä syntyi runsaasti.

– Arvioimme 12 skenaariota, joista esittelimme hallitukselle kolme vaihtoehtoa, Hyökki kertoo.

Tilojen toiminnallisuuden ja tulevaisuuden toimintaa tukevien kehittämistarpeiden lisäksi arvioitiin vapautuvien rakennusten jatkokäyttöä sekä luopumisten aiheuttamia kustannuksia muihin tiloihin. Tämä rajasi osan vaihtoehdoista tarkastelun ulkopuolelle.

– Resurssiviisautta osoitti se, että tilat, joihin olimme juuri investoineet tai joissa oli raskasta infraa siirrettäväksi, eivät olleet luopumislistan kärjessä.

– Tiloista luopuminen tarkoittaa usein muutostöitä käyttöön jääviin tiloihin, joten oli varmistettava, ettei kustannussäästö häviäisi toista kiinteistöä kehitettäessä, Örn täydentää.

Kohtaamiset keskiössä tulevaisuuden kampuksella

Hyökin mukaan tulevaisuuden kampuksella korostuu kohtaamisten merkitys: tilojen on tuettava yhdessä tekemistä. Kampuksen voi ajatella myös palveluna.

– Kampuksilla tarvitaan digitaalisuutta ja monipaikkaisuutta tukevia ratkaisuja sekä älykkään kiinteistön palveluja. Kiinteistöautomaation tuottamalla tiedolla saamme tilat rullaamaan nopeammin. Käyttäjä näkee helposti, missä on vapaata ja mitä palveluja on tarjolla.

Monikäyttöisyyden ja muunneltavuuden lisäksi vastuullisuuden tavoitteita tukee myös tilojen jakaminen: tulevaisuudessa tilat voisivat olla yliopiston ulkopuolistenkin toimijoiden käytössä.

– Tärkeää on jatkuvuus. Kampus ei tule valmiiksi vaan sen on elettävä ajassa, Hyökki painottaa.

Ajanmukaista kampusympäristöä tukee yhteinen visio tulevaisuudesta.

– Kampusstrategiaa on jatkossakin kehitettävä yhdessä, niin että se vastaa molempien tavoitteita ja palvelee parhaalla mahdollisella tavalla tilan käyttäjää, Jessica Örn kiteyttää.

Yhteistyö jatkuukin myös tänä vuonna, kun tarkastelussa ovat toimenpidevaihtoehdot vuosille 2026-2030.

Lapin Yliopisto

Onnistunut kampuskumppanuus korostui asiakastyytyväisyyskyselyssä

Sujuva asiakaspalvelu ja soveltuvat tilat – niistä syntyy asiakkaamme tyytyväisyys. Uusin tutkimus paljastaa asiakastyytyväisyytemme parantuneen jo kolmantena peräkkäisenä vuonna. Erityisen ilahduttavaa oli suositteluhalukkuuden voimakas kasvu. Lähes 70 prosenttia vastaajista koki kampuskumppanuuden toteutuneen hyvin.

Asiakastyytyväisyys on tärkeä ja kenties kriittisin onnistumisemme mittari, jota seuraamme asiakastyytyväisyyskyselyllä vuosittain. Syksyllä 2021 KTT Kiinteistötieto Oy:n toteuttamaan puhelinhaastatteluun osallistui 185 yliopisto-, yritys- ja julkisyhteisöasiakasta eri puolilta Suomea.

Soveltuva tila luo tyytyväisyyttä

Asiakkaiden kokonaistyytyväisyys toimintaamme kasvoi viime vuosien tapaan ollen nyt 3,72 asteikolla 1-5 (2020: 3,70). Kaikkein korkeimmin arvosanoin (>4) vastaajat palkitsivat tilojen sijainnin ja liikenneyhteydet sekä tilojen soveltuvuuden omaan toimintaan. Tämä kertoo vahvasta onnistumisesta ydinliiketoiminnassamme.

– Vuokraamamme tilat, niiden käyttövaatimukset ja asiakastarpeet ovat erilaisia. Asiakastyytyväisyys syntyy siitä, miten hyvin tila soveltuu asiakkaan omaan toimintaan, asiakkuuksista vastaava johtaja Jessica Örn kiteyttää.
Positiivinen palaute on erityisen hienoa aikana, jota ovat leimanneet hybridityö, monipaikkaistuminen ja tiloihin kohdistuvat muutospaineet.

– Olemme pohtineet paljon joustavuuden merkitystä ja asiakkaan kokemaa lisäarvoa. Se, että kampukset ovat auenneet ja ihmiset ovat taas voineet kohdata toisiaan, on ollut monelle merkittävä etu.

Valtaosa vastaajista oli tyytyväisiä tai erittäin tyytyväisiä myös toteuttamiimme uudis- ja peruskorjaushankkeisiin (72%) sekä käyttäjälähtöisiin muutostöihin (77%).

Hyvin palveltu asiakas on varmin suosittelija

Asiakastyytyväisyyskyselystä selviää myös, suosittelevatko asiakkaat SYKiä. Suositteluhalukkuutta kuvaava NPS-luku oli uusimmassa mittauksessa 18 noussen reippaasti edellisvuodesta (8). Erityisen innokkaita suosittelijoita ovat yritysasiakkaat, joiden NPS-luku oli huima 51. Kaikista vastaajista kolmannes antoi suositteluarvosanan 10 tai 9 eli suosittelisi meitä vuokranantajaksi tai toimitilakumppaniksi.

Toimintamme perustuu laadukkaaseen arjen asiakaspalveluun. Asiakkaalle se merkitsee päivittäisten asioiden sujuvuutta sekä yhteyshenkilön tavoitettavuutta, asiantuntemusta ja ammattitaitoa. Vastaajat olivat hyvin tyytyväisiä kaikkiin osa-alueisiin arvioiden onnistumistamme arvosanoin 3,9-4.

– Meillä on erinomainen asiakaspalvelutiimi. Ymmärrämme aidosti asiakkaan tarpeita ja teemme kaikkemme luodaksemme positiivisen asiakaskokemuksen, Jessica Örn vahvistaa.

Paras kampuskumppani

Asiakastyytyväisyyskysely on pohja kehitystoimenpiteiden suunnittelulle. Kuuntelemalla asiakasta ja reagoimalla nopeasti muuttuviin tarpeisiin ja huolenaiheisiin varmistamme laadukkaan asiakaspalvelun ja korkean asiakastyytyväisyyden jatkossakin.

– Strateginen tavoitteemme on olla paras kampuskumppani, ja lähes 70 prosenttia vastaajistamme koki sen toteutuneen hyvin tai erittäin hyvin, Jessica Örn iloitsee.

Tekniset managerit veivät SYKin lähelle asiakasta

Kesällä 2021 yliopistopaikkakunnat saivat oman sykkiläisen teknisen managerinsa, kun ulkoisten kumppanien varassa ollut palvelu sisäistettiin takaisin yhtiöön. Uusi ylläpidon johtamisen malli luotiin palvelemaan asiakkaita ja vahvistamaan SYKin näkyvyyttä kampuksilla. Strateginen päätös edisti myös operatiivisia ja kehittämisen tavoitteita sekä sisäistä viestintää.

– Asiakaslähtöisen strategiamme ja Paras kampuskumppani -tavoitteemme innoittamina halusimme kehittää palveluamme ja näkyä vahvemmin kampuksilla, perustelee Aki Havia, kiinteistöomaisuuden kehityksestä ja kiinteistökohteen johtamisesta vastaava johtaja.

Uutta mallia kehitettäessä tärkeintä oli olla läsnä siellä missä asiakaskin.

– Ylläpito hoidetaan kuten ennenkin, mutta se, että tekniset managerit puhuvat SYKin äänellä, vahvistaa toimintamme läpinäkyvyyttä ja luotettavuutta asiakkaan suuntaan.

Tekniset managerit toimivat paitsi omana tiiminään myös osana kampustiimejä alueellisten asiakkuus- ja rakennuttajapäälliköiden kanssa. Myös rakennuttajapäälliköt toimivat nyt kampuksilta käsin, jotta rakennuttamisen paikallistuntemus saadaan paremmin valjastettua käyttöön.

Yhtä tiimiä

Parhaiten eron entisen ja nykyisen mallin välillä näkee ylläpitopäällikkö Ville Kautto. Hän luotsasi sisäistämisprosessia ja vastaa teknisten managerien esihenkilönä ylläpidosta ja sen kehittämisestä.

– Isoin muutos on ollut yhteistyön syveneminen – nyt olemme selvemmin yhtä tiimiä.

Teknisten managereiden rekrytoinnissa kuunneltiin asiakkaiden kokemuksia ja toiveita. Ketään ei kuitenkaan palkattu suoraan vanhoilla meriiteillä.

– Tärkeintä oli löytää oikeat henkilöt, jotka ymmärtävät asiakasta ja toimivat SYKin tavoitteiden ja arvojen mukaan.

Sopivien yksilöiden lisäksi haussa oli vahva tiimi. Kiinteistöjen ylläpitoon liittyy niin tekniikkaa, taloutta kuin turvallisuuttakin, ja tiimiin toivottiinkin monipuolista osaamista. Sen lisäksi, että managerit tukevat toisiaan omilla vahvuuksillaan, he ovat ottaneet vastuuta asioiden kehittämisestä.

– Tänä vuonna kehitysteemamme on palvelun laadunvalvonta. Työn alla ovat myös hanketoiminta ja tarpeen mukaisen ylläpidon mallin kehittäminen.

Kauton mukaan managerit ovat hyvin sitoutuneita yhteisiin tavoitteisiin.

– Meillä on positiivinen vire. Kaveria autetaan, ja kollegalta on myös matalampi kynnys pyytää apua.

Tekninen manageri Mikko Holsti vahvistaa tämän ja kertoo sparrailevansa usein muiden managerien kanssa. Kuulostellaan, kuinka asiat on hoidettu muilla kampuksilla, tai kysellään kokemuksia palveluntuottajista. Jokaiselle on nimetty tuurauspari, joka pidetään oman kampuksen tilanteesta erityisen hyvin kartalla.

– Yhteishenki on tsemppaava. Pyrimme aina tunnistamaan asiat, joista muidenkin on hyvä tietää, Holsti kertoo.

Strategisella päätöksellä olikin suotuisia seurauksia myös SYKin operatiiviseen toimintaan.

– Kun luotsattavana on yksi yhtenäinen joukkue, viestinnän ja koko yrityskulttuurin kehittäminen on väistämättä selkeämpää, Aki Havia toteaa.

Nykyinen malli tukee paremmin myös yhtiön vastuullisuustavoitteita: hiilineutraaliutta, energiatehokkuutta ja kiertotaloutta.

– Voimme linjata koko toimintamme ja viedä sitä yhtenä rintamana eteenpäin: rajata ekologista vaikutusta ja jopa parantaa ympäristömme tilaa.

Aitoa välittämistä ja aktiivista viestintää

Mikko Holstilla on edessään vuosipäivä. Aloittaessaan teknisenä managerina Lappeenrannan kampuksella toukokuussa 2021 hän astui suoraan uuteen manageerausmalliin. Millainen vuosi on ollut?

– Oppimisen vuosi, Holsti tiivistää.

Kunnossapito ja rakentaminen olivat kiinteistön ylläpidon moniosaajalle tuttua entuudestaan – sen sijaan uusi työympäristö on vaatinut perehtymistä. Viikot ovat sisällöltään vaihtelevia, mutta asiakkaiden kanssa Holsti on yhteydessä lähes päivittäin. Tärkeää on olla aina tavoitettavissa.

– Kaikkea ei voi tehdä etänä, vaan kiinteistön omistajan asioita on hoidettava myös paikan päällä. Hektisimmät asiat hoidetaan heti, mutta päiviin mahtuu myös ennalta suunniteltuja ylläpitokorjauksia.

Teknisen osaamisen ohella viestintä on tärkeä osa SYKin palvelua. Holstin mukaan Lappeenrannassa asiat sujuvat helposti ja viestintä on aktiivista molempiin suuntiin.

– Viestintä on myös ennakointia. Ilmoitamme kunnossapitotoimista mahdollisimman aikaisin ja avoimesti, ja asiakkaat kertovat meille hyvissä ajoin tilamuutostarpeistaan.

Myös asiakkaat ovat olleet tyytyväisiä uuteen malliin. Holstin mukaan kyse on loppujen lopuksi yksinkertaisista asioista ja sitoutumisesta.

– Asiakkaat arvostavat sitä, että asiat hoidetaan ja heidät pidetään ajan tasalla.

Asiakkaiden kiitokset ovat kiirineet myös Kautolle asti.

– Olimme aiemminkin läsnä kampuksilla, mutta sykkiläiset managerit toivat meidät lähemmäs asiakasta. Kampustiimien tekemisessä on nyt aitoa välittämistä ja omistajuutta.

Yhteistyötä asiakkaiden kanssa halutaan tiivistää jatkossakin, pysyä lähellä ja kuunnella herkällä korvalla.

– Kun asioita tarkastellaan yhdessä ja hyvissä ajoin, löytyy helposti synergiaetuja, joista molemmat osapuolet hyötyvät, Kautto kiteyttää.

Vastuullisuusraportti 2021

SYKin vastuullisuuden teemat:

Ekologinen vastuullisuus

  • ilmastonmuutoksen torjunta
  • luonnon monimuotoisuus
  • resurssiviisaus

Sosiaalinen vastuullisuus

  • turvalliset ja terveelliset tilat
  • yhteiskuntavastuu
  • sidosryhmien tyytyväisyys
  • vastuullinen työnantaja

Taloudellinen vastuu

  • vastuulliset hankinnat
  • kustannustehokkuus
  • vastuullinen rahoitus
© 2022 Suomen Yliopistokiinteistöt Oy