Tietosuojaseloste

Suomen Yliopistokiinteistöt Oy:n asiakas- ja yhteistyökumppanirekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterin pitäjä

Suomen Yliopistokiinteistöt Oy (myöhemmin SYK Oy) Y-tunnus 2268637-3
PL 310, 33101 Tampere
Käyntiosoite: Tietotalo 2 krs, Korkeavuorenkatu 1, 33720 TAMPERE

2. Yhteyshenkilö

Tietosuojaan liittyvissä asioissa pyydetään ottamaan yhteyttä sähköpostiosoitteella privacy@sykoy.fi.

3. Rekisterin nimi

Asiakas-, sopimus- ja yhteistyökumppanirekisteri

4. Käsittelyn tarkoitus ja peruste

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on SYK Oy:n ja sen asiakkaan väliseen vuokra- ja/tai palvelusopimukseen taikka rekisterinpitäjän ja yhteistyökumppanin väliseen toimittajasopimukseen liittyvien oikeuksien ja velvollisuuksien täytäntöön paneminen, sekä sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen, ja/tai SYK Oy:n oikeutettujen etujen toteuttaminen.

Henkilötietojen käyttötarkoituksia on rekisterinpitäjän ja asiakkaan (ml. potentiaaliset asiakkaat) välisten asiakassuhteiden hoitaminen, ylläpito, kehittäminen, analysointi, tilastointi, asiakasviestintä, tapahtumien järjestäminen, asiakaskokemusmittauksien tekeminen, asiakkaan käyttäjien tunnistaminen, käyttäjähallinta sekä yhteistyökumppanisuhteiden hoitaminen.

Lisäksi henkilötietoja käytetään rekisterinpitäjän suoramarkkinointiin (ml. sähköiset uutiskirjeet), verkkomainonnan kohdentamiseen ja profilointiin, rekisterinpitäjän tuotteiden ja palveluiden kehittämiseen ja suunnittelemiseen.

5. Henkilötietoryhmät

SYK Oy:n nykyisten ja potentiaalisten asiakkaiden, toimittajien ja yhteistyökumppaneiden päättäjät ja kontaktihenkilöt sekä uutiskirjeiden tilaajat.

6. Tietosisältö

Asiakkuuksien, sopimushallinnan ja sopimussuhteiden hoitamiseen liittyvät tiedot, kuten osapuolten edustajat ja yhteyshenkilöt.

Rekisterissä käsitellään henkilöiden nimitietoja, osoitetietoja, sähköpostitietoja, puhelinnumeroita sekä sähköisten palveluiden käyttöä koskevia tietoja (esimerkiksi selailu- ja hakutiedot, IP-osoitteet sekä evästeet).

Rekisterissä käsitellään myös SYK Oy:n ja edellä mainittujen henkilöiden välisiä viestinnän dokumentteja sekä asiakkaan ja SYK Oy:n välisiä sopimustietoja.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Järjestelmiin tallennetaan sopimusosapuolten ja yhteistyökumppanien yhteyshenkilöiden tietoja, jotka saadaan rekisteröidyltä itseltään, tämän työnantajalta , tapaamisissa , sopimussuhteissa tai internetverkosta.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös julkisista ja yksityisistä rekistereistä, kuten väestörekisteristä, muilta viranomaisilta, luottotietoyhtiöiltä, yhteystietopalvelujen tarjoajilta ja muilta vastaavilta luotettavilta tahoilta.

8. Tietojen siirto EU:n ulkopuolle

Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Joidenkin järjestelmien osalta tämän selosteen mukaisia henkilötietoja voidaan käsitellä EU- ja ETA- alueen ulkopuolella, jolloin rekisterinpitäjä on huolehtinut siitä, että sen alihankkija kuuluu Privacy Shield -suojajärjestelmän tai muun vastaavan järjestelyn piiriin.

9. Tietojen luovutus

SYK Oy ei säännönmukaisesti luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille.

Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisia alihankkijoita tämän selosteen mukaisten tehtävien hoitamiseen, jolloin palveluntarjoajat toimivat rekisterinpitäjän lukuun. Alihankkijoihin eli henkilötietojen vastaanottajaryhmiin kuuluvat esimerkiksi markkinointi- ja viestintätoimistot, tapahtumanjärjestäjät, tietojärjestelmätoimittajat sekä kiinteistö- ja toimitilapalveluita tarjoavat yhteistyökumppanit. Rekisterinpitäjä vastaa alihankkijoidensa toimista kuin omistaan. Rekisterinpitäjä varmistaa alihankkijoiden kanssa tehtävin tietojenkäsittelysopimuksin näiden tahojen sitoutumisen rekisteröityjen henkilötietojen suojaamiseen tässä selosteessa kuvatulla tavalla. Rekisterinpitäjä voi lisäksi luovuttaa rekisteröityjen yhteystietoja liiketoimintansa harjoittamisessa käyttämilleen alihankkijoilleen palveluiden markkinoimiseksi

Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisia alihankkijoita tämän selosteen mukaisten tehtävien hoitamiseen, jolloin palveluntarjoajat toimivat rekisterinpitäjän lukuun.

10. Suojauksen periaatteet

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne rekisterinpitäjän työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä tämän rekisterin tietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Paperisessa muodossa säilytettävät tiedot sijaitsevat pääsyvalvotuissa tiloissa

11. Tietojen säilytysaika

Ellei lainsäädäntö muuta edellytä, SYK Oy säilyttää henkilötietoja niin kauan kuin jokin tämän tietosuojaselosteen kohdassa 4 mainittu käsittelyn peruste on voimassa ja henkilötiedot ovat käyttötarkoituksiinsa tarpeellisia.

Henkilötietoja poistetaan tarvittaessa myös, kun rekisteröity peruuttaa antamansa suostumuksen, vastustaa oikeutettuun tai yleiseen etuun perustuvaa henkilötietojensa käsittelyä, eikä käsittelyyn ole olemassa muuta perustetta.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on rekisteriin tallennettu, pyytää virheellisiä tietoja korjattavaksi sekä tietojen poistamista.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, markkina- ja mielipidetutkimusta tai näihin liittyvää profilointia varten. Tällainen kielto voidaan antaa milloin tahansa osoitteeseen privacy@sykoy.fii tai esimerkiksi poistumalla postituslistalta markkinointiviestissä ohjeistetulla tavalla

Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa henkilökohtaisesti kirjallisena SYK Oy:n toimistolle ja todennettava pyynnön esittämisen yhteydessä henkilöllisyytensä.

Rekisteröidyn tulee esittää tarkastuspyyntö saapumalla henkilökohtaisesti toimistolle.

Tarkastuspyynnön vastaus toimitetaan asiakkaan väestötietojärjestelmästä varmennettuun osoitteeseen.