LUT-yliopiston käytössä olivat manuaalisista opetustilatehokkuusmittauksista saadut tulokset, joiden mukaan tilojen varaukset eivät optimaalisella tavalla vastanneet tarpeita. ClassPlus-demolla haluttiin hakea uudenlaista, dynaamisempaa tilavarausmallia tilanteessa, jossa yliopiston ja ammattikorkeakoulun opetustilat ovat yhteiset.
Järjestelmän avulla vähennetään turhaa iltaopetusta, kun päiväopetuksen tilaresurssit kohdentuvat paremmin
Aiemmin lukujärjestykset olivat viikoittain tulostettavina lappuina opetustilojen ovien yhteydessä. Lukujärjestykset tehtiin lukuvuodeksi kerrallaan kurssi-ilmoittautumisten perusteella. Näin lukujärjestykset sidottiin vuodeksi tiettyihin tiloihin, huomioimatta lukuvuoden aikana tapahtuvia muutoksia luennoilla käyvien opiskelijoiden lukumäärässä.
LUT-yliopiston oppimis- ja tilapalveluiden johtajana toimivan Mika Sipin mukaan oli syytä lähteä selvittämään, kuinka tiettyjen opetustilojen käyttöä pystyisi seuraamaan ja kuinka tilojen käytettävyyttä saataisiin parannettua.
– Heräsi ajatus demosta, jonka avulla saataisiin optimoitua tilankäyttö sijoittamalla opetustapahtumat oikeankokoisiin tiloihin siten, että muutoksia voidaan tehdä jo yksittäisen periodin sisällä, kertoo Sipi.
Vuonna 2020 toteutetun demon tekninen toteutuskumppani Lappeenrannan teknillisen yliopiston Skinnarilan kampuksella oli Indoor Informatics Oy, joka asensi kamerat kaikkiin opetustiloihin. Ajatuksena oli, että hahmontunnistuksen avulla selvitetään henkilömäärien keskiarvot. Tämän jälkeen tiedot yhdistetään lukujärjestystietoihin. Näin käyttäjämäärät ja tilavaraukset saadaan kohtaamaan optimaalisemmin ja vapautuva tilaresurssi on muiden hyödynnettävissä. Muutoksella vähennetään myös turhaa iltaopetusta, kun päiväopetuksen tilaresurssit kohdentuvat paremmin.
– Indoor Informatics Oy on LUTin alumnien perustama yritys, joten se oli meille mieluisa yhteistyökumppani toteuttamaan demohanketta. Heidän toimintansa on alkanut kuntosalien käyttäjäseurannasta ja ClassPlussan lisäksi he ovat toteuttaneet yhteistyössä kanssamme ParkPlus -demohankkeen, jolla pystytään seuraamaan kampuksen ulkopysäköintialueita ja niiden käyttöä, kertoo Sipi.
ClassPlussasta muodostui sittemmin päivittäisessä käytössä oleva työkalu
Pandemia-aikaan sijoittunut demon toteutus oli haasteellista ja aikataulut venyivät. Demolla ja uudella järjestelmällä nähtiin kuitenkin myös ajankohtaan tarpeellinen hyödyntämisnäkökulma — sillä pystyttiin seuraamaan tilankäytön rajoitusten ylittymistä.
– ClassPlussan avulla saimme päiväraporttien muodossa tuolloin seurattua, jos jossain tietyssä tilassa oli liian paljon ihmisiä. Eli pystyimme hyödyntämään järjestelmää myös tarkoituksessa, johon sitä ei alun perin ollut tarkoitettu, toteaa Sipi.
Demototeutuksesta on muodostunut sittemmin päivittäisessä käytössä oleva työkalu, ja tällä hetkellä Lappeenrannan kampuksen kaikki kuusikymmentä perusopetustilaa on varusteltu ClassPlus -järjestelmällä. Lisäksi vuoden 2024 tammikuussa järjestelmä otettiin käyttöön myös LUT-yliopiston Lahden kampuksella, jossa toistaiseksi järjestelmä kattaa kampuksen kymmenen isointa opetustilaa.
Myös aiemmin tulostetut lukujärjestykset ovat sittemmin siirtyneet digitaaliseen alustaan, ja lukujärjestykset saadaan luettua ovien yhteydessä olevan QR-koodin avulla.
– Sen lisäksi, että tilojen käyttö- ja täyttöasteet ovat selkeästi seurattavissa, järjestelmän tuottamaa dataa voidaan vastaisuudessa hyödyntää myös tärkeänä taustatietona esimerkiksi peruskorjaus- ja uudisrakennushankkeisiin sekä tilamuutoksia suunnitellessa, lisää Sipi.
SYKin demot ovat yliopistojen kanssa toteutettuja hankkeita, joissa luodaan prototyyppejä tulevaisuuden tiloista ja kulttuurista. Demoissa on kyse tilan koko elinkaaren ajan jatkuvan tarvekehityksen tunnistamisesta, jota tuetaan tilatarpeiden ytimiin kohdistuvilla prosessiperustaisilla muutoshankkeilla. Prosessin aikana käyttäjät ja asiantuntijat luovat, rakentavat ja kokeilevat uusia tila- ja toimintakonsepteja. Muutoskohteen käyttöönottoa seurataan, ja ongelmakohtia kehitetään niiden havaitsemisnopeudella.
