Kun pandemiarajoitukset tulvahtivat Suomeen, katsoin hetken murheellisena kalenteriin varattuja yhteiskehittämisen työpajoja eri yliopistojen kampuksilla. Mitä nyt? Siinä sekunnissa osui silmiini Inna Ampujan twiitti digitaalisesta yhteiskehittämisestä ja murhe poistui. Vannoutunut kasvokkaiseen vuorovaikutukseen uskova yhteiskehittäjä hypähti sähköisten liimalappujen maailmaan ja kokemus on ollut antoisa, opettava ja toimintaa rikastuttava.
Inna toteaakin, että digiloikan myötä yhteiskehittämiseen on avautunut useita uusia mahdollisuuksia, joista osaa emme tunnistaneet etukäteen. Osa osallistujista on jopa toivonut, että jatkossa järjestetään vain digitaalisia työpajoja. Digityökalut mahdollistavat tasavertaisemman osallistamisen silloin kun käyttäjillä on yhtäläiset kyvyt ja välineet niiden käyttöön. Digitaaliset työkalut luovat osaltaan myös tasavertaisempaa osallistumista, tämä on todettu suunnitteluprosesseissa tai kohteissa, joissa näkökulmat ovat henkilöityneet. Esimerkiksi verkkopohjaisessa yhteiskehittämisen Mural-työkalussa asioita käsitellään asioina, kun ne kirjaa tutun vastapuolen sijaan vieraileva merihevonen. Digitilaisuuksilla on myös tavoitettu aiempaa laajemmin osallistujia, kun osallistuminen ei ole paikkaan sidonnaista ja siirtymiseen käytettävä aika on vähentynyt junamatkoista ja pikakävelyistä klikkauksiin. Osallistujat saavat myös nopeammin palautetta osallistumisestaan, kun työpajan tulokset ovat välittömästi ladattavissa ja jaettavissa osallistujille työpajan päättyessä. Digitaalinen alusta mahdollistaa tehtävien täydentämisen myös työpajan jälkeen ja soveltuu täten myös persoonallisuuksille, jotka tarvitsevat ”aikaa sulatella asioita rauhassa”. Digitaalisten tilaisuuksien valmistelussa muistutetaan usein sen edellyttämistä valmistelutarpeista, jotka ovat suurempia kuin kasvokkain. Inna kuitenkin muistuttaa, että kolikolla on toinenkin puoli: digitaalisessa tilaisuudessa toteutusta on mahdollista soveltaa tilanteen mukaan paremmin kuin kasvokkaisissa työpajoissa. Digitoteutus mahdollistaa mm. ex tempore käsittelyyn tuotavia dokumentteja tai kuvia osallistujien työpöydältä tai internetin laajoista tietolähteistä.
Voiko digitaalisissa vuorovaikutustilanteissa kuunnella?
CO-SYK yhteiskehittämisen yksi kulmakivistä on kuunteleminen. Yhteiskehittäjinä kuuntelemme toisiamme. Tämä siksi, että pelkästään käyttäjän tai suunnittelijan/rakennuttajan rutiineihin perustuvat ratkaisut eivät ole kestäviä tulevaisuudessa. Pelkästään olemassa oleviin faktoihin perustuvat ratkaisut eivät mahdollista uusia toiminnallisia innovaatioita, joiden tulee olla perusteltuja, kustannustehokkaita ja ennen kaikkea tulevaisuutta kestäviä. Löysimme käyttöömme erilaisia yhteisöllisiä työkaluja, joilla pystymme nostamaan esiin käyttäjien hiljaisen tiedon osaksi käytettävää lopputulosta. Useammalla alustalla pystyimme tarjoamaan käyttäjille mahdollisuuden nimettömään mielipiteiden esiin tuomiseen – se ilahdutti käyttäjiä ja esille nousseista näkökulmista oli helppo jatkaa keskustelua. Ja sitä keskustelua kuunneltiin, puolin ja toisin.
Digitaalisia yhteiskehittämisen työpajoja on kanssani ollut tekemässä SYKistä Salla Hanhinen.
”Digitaalisten yhteiskehittämisen työkalujen käyttöönotossa fasilitoija on uuden, vaan ei mahdottoman, edessä. Työkalujen käyttö rutinoituu vain käyttämällä. Saman äärellä ovat usein myös työpajoihin osallistuvat. Tästä syystä käytön ohjeistus ja tekemisen vaiheistus tulee suunnitella huolella. Työkaluilla saadaan mukavaa piristystä ja interaktiivisuutta pelkkään puhuvan pään kuunteluun. Osallistumisen kokemus syntyy, nyt vain eri tavoin!”, toteaa Salla.
Yhteiskehittäminen digitaalisesti vaatii uusia rakenteita ja suunnittelua.
Heti digitaalisten yhteiskehittämistyöpajojen alkuvaiheessa huomasimme, että työpajan ohjelma ja rakenne pitää muokata uudenlaiseksi. Perinteisen toimintamallin rakenne ja sisältö voidaan kyllä siirtää suoraan digitaaliseksi, mutta lopputulos oli usein puuduttava ja tilaisuutta väritti murhe siitä, että emme ole tutusti kasvokkain. Digitaalisen työpajan suunnittelussa on tärkeää huolehtia tilaisuuden rytmittämisestä niin, että niihin osallistuminen on innostavaa ja energisoi kaikkia. Yhteiskehittämisen työpaja on parhaimmillaan keidas keskellä jatkuvana virtana soljuvia Microsoft Teams -kokouksia.
Erityisen tärkeään rooliin nousi yhteinen työskentely digitaalisen toteutuksen suunnitteluun, toteutuksen kenraaliharjoitukseen ja tilaisuuden jälkireflektointiin liittyen. Olimme kaikki oppimassa uutta ja sen vuoksi panostimme paljon siihen, että löydämme erityyppisiä työkaluja erilaisiin tarpeisiin. Useampaan kertaan huomasin käsien hiostuvan jännityksestä, koska luottaminen omiin teknologisiin taitoihinkin oli koetuksella. Mutta työ tekijäänsä kiitti. Iloisena yllätyksenä oli useaan otteeseen se, että meillä oli työpajoissa enemmän ihmisiä paikalla kuin ehkä olisi ollut, jos toteutus olisi ollut perinteinen paikan päällä toteutettava. Järjestimme yhdessä digitaalisia ekskursioita eri paikkakunnille, pystyimme viemään suuren ryhmän käytettävyyskävelylle kehitettäviin tiloihin ja nautimme vipinästä, kun sähköisiä liimalappuja kirjoiteltiin kommentteina vaihe vaiheelta kehittyviin konseptiluonnoksiin.
”Kun käyttäjät totesivat, että tämähän onnistui paremmin kuin paikan päällä, täytyy sanoa, että tunsin ylittäneeni itseni. Ennen kaikkea ylitin omat ennakkoasenteeni siitä, että digitaalinen työskentely olisi fyysisiä työpajoja rajatumpaa”, toteaa Suvi Nenonen.
Oppiminen tapahtui yritysten ja erehdysten kautta, mutta kun kokemuksia koottiin kesän molemmin puolin yhteiskehittämisen manuaaliin, oli epäusko digitaalisen toimintatavan rajoituksiin tiessään. Syyskauden myötä olemme jatkaneet yhteiskehittämistä digitaalisesti. Käyttäjän innostaminen ideointiin, vuorovaikutukseen ja hiljaisen tiedon esille tuomiseen ovat kannustaneet meitä jatkamaan.
Viisi vinkkiä kaikille digitaalisten työpajojen vetäjille:
- Suunnittele digitaalisesti toteutettava kokonaisuus yhdessä ja laadi käsikirjoitus, jossa kunkin fasilitoijan rooli ja tehtävä on selkeästi esillä.
- Mieti toteutusta radio- tai televisio-ohjelmana: miten osallistujat innostuvat seuraamaan kuulemaansa – ei uutisstudiossa turhan takia ole kahta tai useampaakin juontajaa.
- Tee digitaalisten työkalujen käyttö osallistujille helpoksi, ohjeista, kannusta ja tee varasuunnitelma sille, jos joku ei pystykään käyttämään teknologiaa suunnitellulla tavalla.
- Luo ja esitä tilaisuuden nettietiketti: voit pyytää osallistujia heittämään muut tehtävät syrjään tilaisuuden ajaksi, auta kaikkia olemaan läsnä.
- Vaihda kokemuksia fasilitaattorien kesken työpajan päätteeksi – juokaa virtuaalikahvit ja hengähtäkää niiden ääressä.
