Vuosikertomus 2021

Sivupersoonat valmiina palvelukseen!

Arvomme nousevat estradille jo rekrytointivaiheessa, kun esittelemme toimintaamme tuleville työntekijöille. Arvo, Otto ja Anna ovat mukana jokaisessa työhaastattelussa – parhaassa tapauksessa pöydän molemmin puolin.

”Mieleenpainuvat arvohahmot tehtiin tutuiksi jo rekrytointivaiheessa – näin uudella tekijällä on jo taloon tullessaan kolme oivallista sivupersoonaa.”

Hyvä työilmapiiri tehdään yhdessä

Olemme luoneet työympäristön, jossa arvot ovat aidosti osa sitä, mitä olemme ja miten toimimme. Arvohahmot auttavat meitä luomaan yhdessä hyvän ilmapiirin työyhteisöömme.

”Oli kiva huomata, että täällä aidosti eletään arvojen mukaan. Ne eivät olleet pelkkää sanahelinää vaan ohjaavat aidosti kaikkea tekemistä.”

Asiakaskokemus paljastaa arvot

Arvot ovat näyttävästi esillä omissa tiloissamme, mutta asiakkaan arkeen asti huoneentaulut eivät näy. Arvot tulevat todeksi asiakkaan kokemuksessa: siinä, miten asiat sujuvat meidän kanssamme. Puhummeko vain vai maltammeko myös kuunnella?

”Asiakastyytyväisyyskyselyn mukaan tavoitettavuutemme, ammattitaitomme ja asiantuntemuksemme ovat hyvällä tasolla. Kuuntelemme, puhumme ja kannamme vastuun.”

”Kerron ylpeänä arvoistamme sillä tiedän niiden oikeasti toteutuvan.”

Arvojen mukaiset palaverit

Sisäisissä palavereissamme haemme arvoista suuntaa päätöksenteolle. Palaverien jälkeen annamme palautetta itsellemme ja peilaamme tehtyjä päätöksiä arvoihin.

”Arvioimme omaa toimintaamme ja päätöksiä. Mikä tässä palaverissa edisti arvojen mukaista toimintaa ja oliko päätös ja tapa millä se tehtiin arvojen mukainen?”

Vahvistamme arvojen asemaa tekemällä niitä näkyviksi. Arvojen mukaisen toiminnan on oltava tunnistettavaa ja tavoiteltavaa.

”Nostamme palavereissa esiin ihmisten onnistumisia ja arvojen mukaisia tekoja.”

Asenne kantaa yli haasteiden

Arvohahmo Annan asenne ratkaisee kaikissa tilanteissa – myös silloin, kun tähdet eivät ole suotuisimmassa asennossa.

”Samaistun Annaan, asenne ratkaisee. Se on tsemppari ja tyyppinä sellainen, että kaikesta selvitään. Annan asenne kantaa myös haastavina aikoina ja kaikenlaisissa fiiliksissä.”

Kiinteistönomistajan näkökulma suunnitteluun

SYK toi kampuskehitykseen kiinteistönomistajan näkökulman sovittamalla omaa kampusstrategiaansa yliopiston kampuskehitysstrategiaan ja osallistumalla toimenpideohjelman laatimiseen. Yhteinen suunnitelma pitää sisällään kiinteistöjen käytön, integroitumisen yliopistokokonaisuuteen sekä kohteissa tarvittavat kehitystoimenpiteet.

– Tavoitteemme oli luoda yhdessä toimiva tilakokonaisuus yliopistolle ja arvioida samalla, miten yliopistokäytöstä vapautuvia kiinteistöjä hyödynnetään jatkossa, SYKin asiakkuuksista ja vuokrauksesta vastaava johtaja Jessica Örn kertoo.

Vuosittaiset kampusstrategiakeskustelut lyhyen ja pitkän aikavälin suunnitelmineen kuuluvat SYKin toimintaan kaikkien osakasyliopistojen kanssa. Nyt yhteistyö vietiin kuitenkin paljon syvemmälle. Örn uskoo, että laadittuja malleja voidaan hyödyntää muidenkin osakasyliopistojen kanssa.

Avoin vuoropuhelu yli organisaatiorajojen

Tampereen yliopistolle avoin vuoropuhelu oli tärkeää jo kampusten nykytilaa analysoidessa. SYKissä oli paras tuntemus kiinteistöistä, joten tilojen käyttöä, käyttöastetta ja kuntoa tarkasteltiin yhdessä.

– Suhteessa SYKiin olemme sekä omistaja että käyttäjä. Kun tavoitteet ovat korkealla, molemmat hyötyvät siitä, että asiat ovat heti yhteisessä tiedossa. Sovitimme kiinteistön omistajan hatun päähämme jo ensi metreillä, Hyökki kuvailee.

SYKissä arvostettiin mahdollisuutta vaikuttaa asioiden kehittämiseen alusta alkaen.

– Meille oli tärkeää käydä keskustelua ja tuoda kiinteistön omistajan näkökulmamme yliopiston arviointiin, Örn toteaa.

Toimenpidesuunnittelun käynnistyessä organisaatiorajat hämärtyivät. Hyökki kuvaa tiimityömallia ”kuplaksi”, jossa asioita edistettiin tiukkaan aikatauluun sitoutuen.

– Tiivis yhteistyöjakso ajoittui syksyyn 2021. Valmisteluryhmän viikkopalavereissa vastuutimme seuraavat tehtävät ja viikon päästä ne oli hoidettu.

SYKiä työryhmässä edustivat asiakkuuspäällikkö ja kampuskehityspäällikkö; lisäksi valmistelutyöhön valjastettiin SYKin muuta osaamista. Monipuolista asiantuntijuutta hyödyntäen päätöksenteon tueksi saatiin syvällistä tietoa, kuten yksityiskohtaisia laskelmia eri vaihtoehtojen vaikutuksista.

– Taitavat excelöijät pelastivat paljon, Hyökki kiittelee.

Molemmat osapuolet kehuvat valittua työskentelytapaa erittäin onnistuneeksi.

– Millään muulla toimintamallilla emme olisi pysyneet vaaditussa aikataulussa ja tavoitteissa, Hyökki toteaa.

Resurssiviisaita valintoja

SYKille oli tärkeää olla mukana laatimassa eri vaihtoehtoja päätöksenteon tueksi. Kun tarkastelussa oli liki 230 000 neliötä useassa rakennuksessa, kolmella kampuksella, yhdistelmiä syntyi runsaasti.

– Arvioimme 12 skenaariota, joista esittelimme hallitukselle kolme vaihtoehtoa, Hyökki kertoo.

Tilojen toiminnallisuuden ja tulevaisuuden toimintaa tukevien kehittämistarpeiden lisäksi arvioitiin vapautuvien rakennusten jatkokäyttöä sekä luopumisten aiheuttamia kustannuksia muihin tiloihin. Tämä rajasi osan vaihtoehdoista tarkastelun ulkopuolelle.

– Resurssiviisautta osoitti se, että tilat, joihin olimme juuri investoineet tai joissa oli raskasta infraa siirrettäväksi, eivät olleet luopumislistan kärjessä.

– Tiloista luopuminen tarkoittaa usein muutostöitä käyttöön jääviin tiloihin, joten oli varmistettava, ettei kustannussäästö häviäisi toista kiinteistöä kehitettäessä, Örn täydentää.

Kohtaamiset keskiössä tulevaisuuden kampuksella

Hyökin mukaan tulevaisuuden kampuksella korostuu kohtaamisten merkitys: tilojen on tuettava yhdessä tekemistä. Kampuksen voi ajatella myös palveluna.

– Kampuksilla tarvitaan digitaalisuutta ja monipaikkaisuutta tukevia ratkaisuja sekä älykkään kiinteistön palveluja. Kiinteistöautomaation tuottamalla tiedolla saamme tilat rullaamaan nopeammin. Käyttäjä näkee helposti, missä on vapaata ja mitä palveluja on tarjolla.

Monikäyttöisyyden ja muunneltavuuden lisäksi vastuullisuuden tavoitteita tukee myös tilojen jakaminen: tulevaisuudessa tilat voisivat olla yliopiston ulkopuolistenkin toimijoiden käytössä.

– Tärkeää on jatkuvuus. Kampus ei tule valmiiksi vaan sen on elettävä ajassa, Hyökki painottaa.

Ajanmukaista kampusympäristöä tukee yhteinen visio tulevaisuudesta.

– Kampusstrategiaa on jatkossakin kehitettävä yhdessä, niin että se vastaa molempien tavoitteita ja palvelee parhaalla mahdollisella tavalla tilan käyttäjää, Jessica Örn kiteyttää.

Yhteistyö jatkuukin myös tänä vuonna, kun tarkastelussa ovat toimenpidevaihtoehdot vuosille 2026-2030.

Hyvin palveltu asiakas on varmin suosittelija

Asiakastyytyväisyyskyselystä selviää myös, suosittelevatko asiakkaat SYKiä. Suositteluhalukkuutta kuvaava NPS-luku oli uusimmassa mittauksessa 18 noussen reippaasti edellisvuodesta (8). Erityisen innokkaita suosittelijoita ovat yritysasiakkaat, joiden NPS-luku oli huima 51. Kaikista vastaajista kolmannes antoi suositteluarvosanan 10 tai 9 eli suosittelisi meitä vuokranantajaksi tai toimitilakumppaniksi.

Toimintamme perustuu laadukkaaseen arjen asiakaspalveluun. Asiakkaalle se merkitsee päivittäisten asioiden sujuvuutta sekä yhteyshenkilön tavoitettavuutta, asiantuntemusta ja ammattitaitoa. Vastaajat olivat hyvin tyytyväisiä kaikkiin osa-alueisiin arvioiden onnistumistamme arvosanoin 3,9-4.

– Meillä on erinomainen asiakaspalvelutiimi. Ymmärrämme aidosti asiakkaan tarpeita ja teemme kaikkemme luodaksemme positiivisen asiakaskokemuksen, Jessica Örn vahvistaa.

Paras kampuskumppani

Asiakastyytyväisyyskysely on pohja kehitystoimenpiteiden suunnittelulle. Kuuntelemalla asiakasta ja reagoimalla nopeasti muuttuviin tarpeisiin ja huolenaiheisiin varmistamme laadukkaan asiakaspalvelun ja korkean asiakastyytyväisyyden jatkossakin.

– Strateginen tavoitteemme on olla paras kampuskumppani, ja lähes 70 prosenttia vastaajistamme koki sen toteutuneen hyvin tai erittäin hyvin, Jessica Örn iloitsee.

Yhtä tiimiä

Parhaiten eron entisen ja nykyisen mallin välillä näkee ylläpitopäällikkö Ville Kautto. Hän luotsasi sisäistämisprosessia ja vastaa teknisten managerien esihenkilönä ylläpidosta ja sen kehittämisestä.

– Isoin muutos on ollut yhteistyön syveneminen – nyt olemme selvemmin yhtä tiimiä.

Teknisten managereiden rekrytoinnissa kuunneltiin asiakkaiden kokemuksia ja toiveita. Ketään ei kuitenkaan palkattu suoraan vanhoilla meriiteillä.

– Tärkeintä oli löytää oikeat henkilöt, jotka ymmärtävät asiakasta ja toimivat SYKin tavoitteiden ja arvojen mukaan.

Sopivien yksilöiden lisäksi haussa oli vahva tiimi. Kiinteistöjen ylläpitoon liittyy niin tekniikkaa, taloutta kuin turvallisuuttakin, ja tiimiin toivottiinkin monipuolista osaamista. Sen lisäksi, että managerit tukevat toisiaan omilla vahvuuksillaan, he ovat ottaneet vastuuta asioiden kehittämisestä.

– Tänä vuonna kehitysteemamme on palvelun laadunvalvonta. Työn alla ovat myös hanketoiminta ja tarpeen mukaisen ylläpidon mallin kehittäminen.

Kauton mukaan managerit ovat hyvin sitoutuneita yhteisiin tavoitteisiin.

– Meillä on positiivinen vire. Kaveria autetaan, ja kollegalta on myös matalampi kynnys pyytää apua.

Tekninen manageri Mikko Holsti vahvistaa tämän ja kertoo sparrailevansa usein muiden managerien kanssa. Kuulostellaan, kuinka asiat on hoidettu muilla kampuksilla, tai kysellään kokemuksia palveluntuottajista. Jokaiselle on nimetty tuurauspari, joka pidetään oman kampuksen tilanteesta erityisen hyvin kartalla.

– Yhteishenki on tsemppaava. Pyrimme aina tunnistamaan asiat, joista muidenkin on hyvä tietää, Holsti kertoo.

Strategisella päätöksellä olikin suotuisia seurauksia myös SYKin operatiiviseen toimintaan.

– Kun luotsattavana on yksi yhtenäinen joukkue, viestinnän ja koko yrityskulttuurin kehittäminen on väistämättä selkeämpää, Aki Havia toteaa.

Nykyinen malli tukee paremmin myös yhtiön vastuullisuustavoitteita: hiilineutraaliutta, energiatehokkuutta ja kiertotaloutta.

– Voimme linjata koko toimintamme ja viedä sitä yhtenä rintamana eteenpäin: rajata ekologista vaikutusta ja jopa parantaa ympäristömme tilaa.

Aitoa välittämistä ja aktiivista viestintää

Mikko Holstilla on edessään vuosipäivä. Aloittaessaan teknisenä managerina Lappeenrannan kampuksella toukokuussa 2021 hän astui suoraan uuteen manageerausmalliin. Millainen vuosi on ollut?

– Oppimisen vuosi, Holsti tiivistää.

Kunnossapito ja rakentaminen olivat kiinteistön ylläpidon moniosaajalle tuttua entuudestaan – sen sijaan uusi työympäristö on vaatinut perehtymistä. Viikot ovat sisällöltään vaihtelevia, mutta asiakkaiden kanssa Holsti on yhteydessä lähes päivittäin. Tärkeää on olla aina tavoitettavissa.

– Kaikkea ei voi tehdä etänä, vaan kiinteistön omistajan asioita on hoidettava myös paikan päällä. Hektisimmät asiat hoidetaan heti, mutta päiviin mahtuu myös ennalta suunniteltuja ylläpitokorjauksia.

Teknisen osaamisen ohella viestintä on tärkeä osa SYKin palvelua. Holstin mukaan Lappeenrannassa asiat sujuvat helposti ja viestintä on aktiivista molempiin suuntiin.

– Viestintä on myös ennakointia. Ilmoitamme kunnossapitotoimista mahdollisimman aikaisin ja avoimesti, ja asiakkaat kertovat meille hyvissä ajoin tilamuutostarpeistaan.

Myös asiakkaat ovat olleet tyytyväisiä uuteen malliin. Holstin mukaan kyse on loppujen lopuksi yksinkertaisista asioista ja sitoutumisesta.

– Asiakkaat arvostavat sitä, että asiat hoidetaan ja heidät pidetään ajan tasalla.

Asiakkaiden kiitokset ovat kiirineet myös Kautolle asti.

– Olimme aiemminkin läsnä kampuksilla, mutta sykkiläiset managerit toivat meidät lähemmäs asiakasta. Kampustiimien tekemisessä on nyt aitoa välittämistä ja omistajuutta.

Yhteistyötä asiakkaiden kanssa halutaan tiivistää jatkossakin, pysyä lähellä ja kuunnella herkällä korvalla.

– Kun asioita tarkastellaan yhdessä ja hyvissä ajoin, löytyy helposti synergiaetuja, joista molemmat osapuolet hyötyvät, Kautto kiteyttää.